Planowanie projektu zapewnia firmie różne kroki, które należy wykonać, rozpoczynając operację na dużą skalę. Chociaż nie wszystkie firmy przechodzą przez proces planowania projektu, kroki są wspólne dla wielu typów projektów. Pierwsze kroki często obejmują stworzenie planu zasobów i przeprowadzenie oceny ryzyka, a następnie przekazanie planu niezbędnym działom, potwierdzenie dostawców i zakup niezbędnych elementów. Firmy mogą zmieniać każdy krok w celu zaspokojenia swoich potrzeb. Po zakończeniu fazy planowania projektu firma rozpoczyna realizację projektu i zarządzanie nim.
Plan zasobów w planowaniu projektu pomaga właścicielom i menedżerom odkryć, jakie elementy są niezbędne do ukończenia projektów. Typowe zasoby obejmują materiały bezpośrednie, robociznę i koszty ogólne. Ten krok wymaga, aby zespół zarządzający firmy ocenił, co ma pod ręką i czego będzie potrzebować, aby rozpocząć i zakończyć projekt. Częścią tego planu jest również analiza kosztów. Zidentyfikowanie wielu źródeł potrzebnych zasobów rozpoczyna proces projektowy.
Ocena ryzyka pomaga firmie określić potencjalną nagrodę w stosunku do możliwych wad projektu. Zagrożenia mogą być finansowe, operacyjne, środowiskowe lub innego rodzaju. Firmy patrzą na każdy czynnik i określają siłę każdego z nich; decydują również o hierarchii każdego czynnika ryzyka. Po dokonaniu przeglądu wszystkich ryzyk w fazie planowania projektu, właściciele i menedżerowie decydują, czy korzyści — zwroty finansowe — będą większe niż koszty wszystkich czynników ryzyka łącznie. Nie wszystkie czynniki ryzyka wpływają na każdy projekt w ten sam sposób lub w ogóle.
Gdy firmy wybiorą projekt i ustalą, że niesie on ze sobą akceptowalne ryzyko, przekazują plan do odpowiednich działów. Sprowadza to więcej osób do fazy planowania projektu. Firmy wykorzystują tych dodatkowych pracowników i pracowników do określenia najlepszej metody wdrożenia. Ten krok rozpoczyna również proces kontaktowania się z dostawcami i poszukiwania niezbędnych zasobów do ukończenia projektu. Zmiany lub dostosowania planów mogą być konieczne w celu dostosowania do bieżącej działalności firmy.
Potwierdzanie dostawców zbliża się do końca fazy planowania projektu. Gdy firma ma pojęcie o jakości i ilości potrzebnych zasobów, potwierdza, którzy dostawcy mogą zaspokoić potrzeby firmy. Projekty na dużą skalę mogą wymagać korzystania z umów na wyłączność w celu utrzymania stałego poziomu zasobów. Możliwe jest również negocjowanie rabatów cenowych w oparciu o wielkość lub inne czynniki.
Ostatnią fazą planowania projektu jest zaopatrzenie się w elementy potrzebne do realizacji projektu. Składanie zamówień, odbieranie towarów i sprawdzanie ich jakości są częścią tego procesu. Zamówienia często trwają bezterminowo dla projektu. Wymaga to powtarzalnego procesu zaopatrzenia. Firma może skorzystać ze swojego obecnego systemu lub założyć filię w zależności od potrzeb, aby zamawiać i odbierać towary.