Jako zasadniczy element zarządzania projektami, planowanie projektu obejmuje opracowanie elementów działań i harmonogramów, które zapewnią stały postęp projektu. Po prawidłowym wykonaniu będzie również zawierał docelowe daty zakończenia każdego elementu działania, umożliwiając przejście do innych oczekujących elementów w uporządkowany sposób. W niektórych sytuacjach biznesowych rzeczywisty plan projektu jest nazywany listą eskalacji.
Chociaż niektórzy uważają, że planowanie projektu i planowanie procesu to to samo, tak nie jest. Oba są kluczowymi elementami w zarządzaniu projektami, ale koncentracja na każdym elemencie jest raczej komplementarna niż podobna. Planowanie procesu koncentruje się bardziej na doborze zasobów potrzebnych do realizacji projektu, a także na zapewnieniu ogólnych ram do osiągnięcia pożądanego celu. Natomiast planowanie projektu będzie koncentrować się na identyfikacji i rozmieszczeniu poszczególnych zadań wymaganych do ukończenia każdego etapu projektu przy użyciu zasobów zidentyfikowanych w planowaniu procesu.
Aby utrzymać przebieg planowania, kierownik projektu zwykle kieruje zespołem odpowiedzialnym za wdrożenie każdego działania lub kroku niezbędnego do ukończenia projektu. Menedżer pomaga koordynować działania każdego członka zespołu, mierzyć postępy i w razie potrzeby podejmuje decyzje dotyczące zmian w planie projektu. Ogólnie rzecz biorąc, kierownik projektu będzie wspierać zespół w jakikolwiek sposób niezbędny, aby projekt posuwał się do przodu w sposób terminowy i efektywny kosztowo. Kierownik projektu jest również często bezpośrednio odpowiedzialny przed właścicielami firm i innymi osobami odpowiedzialnymi za całokształt funkcjonowania firmy.
Jak każdy rodzaj planowania biznesowego, planowanie projektu polega na uzyskaniu jak największych korzyści przy jak najmądrzejszym wykorzystaniu dostępnych zasobów. W tym celu jednym z celów tego rodzaju planowania jest ustalenie realistycznych danych pod względem tego, ile potrzeba każdego wymaganego zasobu i jak długo będzie on potrzebny. Na przykład plan projektu może wymagać użycia ciężarówek do przewożenia materiałów na plac budowy. Plan zaplanuje dostawy w oparciu o to, kiedy potrzebne są materiały, co umożliwi firmie wykorzystanie tych wózków do innych celów, gdy nie jest to wymagane do zakończenia rozważanego projektu.
Obecnie planowanie projektów jest często wzbogacane przy użyciu oprogramowania do opracowania ogólnego planu i informowania wszystkich członków zespołu o postępach w bieżącym zestawie elementów działań. Oprogramowanie do planowania projektów ułatwia organizowanie działań w najbardziej logicznej kolejności, ustalanie rozsądnych dat zakończenia dla każdej pozycji w planie i śledzenie wszelkich czynników wpływających na postęp projektu. Oprogramowanie do planowania może być zastrzeżonym pakietem oprogramowania opracowanym specjalnie na użytek jednej firmy lub być produktem komercyjnym, który dobrze nadaje się do planowania projektów w wielu różnych sytuacjach biznesowych.