Koszty operacyjne to termin często używany w świecie korporacji. Odnosi się do bieżących kosztów niezbędnych do prowadzenia działalności. Innymi słowy, koszty operacyjne to koszt tego, co dzieje się za kulisami. Obejmuje to wszelkie koszty związane z faktyczną działalnością firmy.
Czasami termin koszty operacyjne jest skracany jako OPEX, szczególnie w dokumentach wewnętrznych lub komunikatach dotyczących zarobków firmy. Najczęstszym kosztem operacyjnym są pensje i świadczenia pracownicze, które często są największym pojedynczym kosztem dla firmy. Inne pozycje, które mogą być uwzględnione w wykazie wydatków, to koszty reklamy i marketingu, materiały biurowe, opłaty prawne i licencyjne, opłaty za media biurowe i księgowe, koszty badań i rozwoju oraz surowce.
Amortyzacja, czyli kwota, jaką składnik aktywów traci z biegiem czasu, jest również uważana za koszt operacyjny. Kiedy składnik aktywów, taki jak pojazd lub element wyposażenia, staje się wart mniej niż jego pierwotna cena zakupu, księgowy może odjąć nową, mniejszą wartość od wartości początkowej i policzyć to, co pozostało jako amortyzację. Staje się to kosztem operacyjnym, o ile przedmioty są nadal w jakiś sposób wykorzystywane w działalności firmy.
Jednorazowe koszty związane z działalnością są zwykle uważane za wydatki kapitałowe (CAPEX). Obejmuje to wydatki, takie jak zakup nowego sprzętu, gdy stary sprzęt uległ pełnej amortyzacji. Głównym powodem oddzielenia kosztów OPEX i CAPEX jest to, że daje to firmie i inwestorom bardziej szczegółowy obraz tego, gdzie są wydawane pieniądze, zanim zostaną przekształcone w zysk. Jeśli dana osoba jest samozatrudniona, może uznać zarówno OPEX, jak i CAPEX za wydatki biznesowe.
Wszystkie spółki notowane na giełdzie i organizacje non-profit muszą uwzględniać informacje o kosztach operacyjnych w swoich raportach rocznych. Takie informacje są zazwyczaj ilustrowane wykresami finansowymi, które porównują koszty operacyjne za bieżący rok kalendarzowy z tymi z lat ubiegłych. Może to pomóc czytelnikom uzyskać jasny obraz wydatków w czasie.
Najłatwiejszym sposobem na posiadanie tych informacji w celu publikowania takich raportów jest ciągłe śledzenie wydatków operacyjnych przez cały rok, z pomocą księgowego lub oprogramowania do zarządzania finansami. Jeśli wydatki różnią się znacznie z roku na rok — zwłaszcza jeśli wydatki wzrosną — zainteresowane strony będą chciały wyjaśnienia. Posiadanie szczegółowych zapisów może pomóc w ustaleniu przyczyn takich trendów, tak aby można było znaleźć wyjaśnienie i rozwiązanie rosnących kosztów. Oferowanie takich wyjaśnień i znajdowanie rozwiązań to często zadanie skarbnika firmy.