Każdy proces zakupowy składa się z czterech podstawowych kroków: określenia potrzeb, licytacji, zakupu i oceny. Każdy krok może mieć kilka elementów, z których niektóre mogą nie dotyczyć każdego zakupu. Często kroki są wykonywane od niechcenia iw bardzo krótkim czasie. W innych każdy krok jest sformalizowany i może zająć dużo czasu.
Na etapie określania potrzeb w procesie zakupowym potencjalny nabywca ocenia swoje potrzeby. Obejmuje to określenie, co chce osiągnąć, jaki będzie jego budżet na wydatki oraz jakie funkcje są potrzebne i pożądane. Ten krok może również obejmować badanie produktu w celu odkrycia możliwości i opcji, z których kupujący może nie zdawać sobie sprawy.
Określenie potrzeb ma miejsce bez względu na to, czy decyzja jest tak prosta, jak człowiek, który chce kupić obiad, czy tak złożona, jak kierownik IT oceniający nowy zintegrowany system zarządzania księgowością. Mężczyzna szukający obiadu bardzo szybko określi swoje potrzeby. Może wie, że potrzebuje jedzenia, chce wydać określoną kwotę, ma tylko 30 minut na obiad i jest w nastroju na sałatkę. Menedżer IT może być zmuszony do naradzenia się z kilkoma stronami w celu określenia potrzeb i ograniczeń, zanim będzie mógł przejść do następnej fazy.
W fazie licytacji w procesie zakupu kupujący szuka dostępnych dostawców i żąda wyceny. Może to być tak proste, jak człowiek, który wykorzystuje swój budżet, aby ustalić, że musi odwiedzić restaurację typu fast food, a następnie przegląda w myślach listę takich lokali w pobliżu jego miejsca prowadzenia działalności. Menedżer IT prawdopodobnie zbada dostępne oprogramowanie i dostawców, wystawi zapytanie ofertowe, a następnie oceni oferty, aby określić, które najlepiej odpowiada potrzebom jego firmy.
Trzecią fazą procesu zakupowego jest sam zakup. Dla mężczyzny kupującego lunch jest to tak proste, jak zamówienie jedzenia, zapłacenie przy oknie i odjazd. Dla kierownika IT może to obejmować negocjowanie cen, uzyskiwanie zgody na zakup, podpisywanie umów, odbiór dostawy produktu i opłacenie faktury.
Proces zakupowy zwykle kończy się na etapie oceny. W tym miejscu kupujący określa, czy dokonał dobrego zakupu i czy zatrzyma produkt, czy też ponownie nawiąże interesy ze sprzedawcą. Dla lunchowicza oznacza to zjedzenie posiłku i podjęcie decyzji, czy był dobry. Dla kierownika IT oznacza to ocenę skuteczności systemu w czasie. W niektórych przypadkach ta faza procesu może wiązać się z powołaniem się na gwarancje lub gwarancje, a nawet może prowadzić do zwrotu produktu lub żądania zwrotu pieniędzy.