Bilans, obok rachunku zysków i strat oraz zestawienia kapitału własnego właściciela, jest jednym z trzech najczęściej używanych sprawozdań finansowych przez firmy. Bilans pro forma przedstawia przyszłą projekcję aktywów, pasywów i rachunków kapitałowych firmy. Ten rodzaj bilansu jest używany przede wszystkim podczas tworzenia biznesplanu, przy próbie uzyskania pożyczki biznesowej lub do celów planowania finansowego.
Bilanse pro forma są często tworzone i uwzględniane w planach biznesowych, gdy nowa firma zaczyna lub rozwija się. Ten plan przedstawia prognozy finansowe, na które liczą właściciele firmy. Kiedy nowa firma próbuje rozpocząć działalność, dokładnie przewiduje, jak będzie wyglądał bilans za rok lub dwa. Dzięki temu inwestorzy mogą zobaczyć, czego firma oczekuje w przyszłości. Inwestorzy zazwyczaj patrzą na cały biznesplan podczas podejmowania decyzji o zainwestowaniu.
Banki i inne instytucje pożyczkowe często wymagają zaświadczeń pro forma od firm ubiegających się o kredyt. Dzieje się tak, ponieważ bilans pro forma pomaga kredytodawcom określić zdolność firmy do spłaty długów w przyszłych terminach. Kiedy firma rozważa fuzję, powszechnie stosuje się również bilans pro forma.
Spółki mogą tworzyć bilanse pro forma do celów wyników. Bilans pro forma jest tworzony, a następnie porównywany z rzeczywistym bilansem organizacji w określonym dniu pro forma. Proces ten daje firmom możliwość porównania przewidywanych wyników z rzeczywistymi wynikami i daje możliwość poprawy rentowności.
Bilans jest tworzony zgodnie ze standardowym równaniem księgowym: aktywa = pasywa + kapitał własny właściciela. Bilans pro forma ma taki sam format jak typowy bilans i zawiera te same trzy sekcje: aktywa, pasywa i kapitał własny. Dzieli również aktywa na dwie podkategorie: bieżące i długoterminowe.
Aktywa obrotowe to aktywa krótkoterminowe. Każdy składnik aktywów, który można zamienić na gotówkę w ciągu roku, jest uważany za składnik aktywów obrotowych. Aktywa długoterminowe zawierają większe pozycje, w tym środki trwałe, takie jak wszelkie posiadane przez firmę rzeczowe aktywa trwałe. Zobowiązania w bilansie pro forma są również podzielone na kategorie krótkoterminowe i długoterminowe. Wszelkie długi, które zostaną spłacone w ciągu mniej niż jednego roku, są krótkoterminowe, a wszystkie, które zostaną spłacone po tym okresie, są uważane za długoterminowe.