Drobna gotówka to niewielka kwota wykorzystywana przez pracowników firmy na nieprzewidziane wydatki poniżej określonej kwoty, zwykle około 50 dolarów amerykańskich (USD) w Stanach Zjednoczonych. Wielu urzędników ds. finansów zgadza się, że w niektórych przypadkach wystawienie czeku na wydatki małych firm nie jest opłacalne — nie mówiąc już o marnowaniu czasu. Niektóre typowe zastosowania drobnych gotówki obejmują kupowanie materiałów biurowych i płacenie za posiłki, rozrywkę, lokalny transport i inne różne opłaty. Może być również używany do zwrotu kosztów lub zmiany dla klientów. Niezależnie od jego zastosowania, dokumentacja jest zwykle wymagana do rozliczenia środków w celu uniknięcia potencjalnych problemów związanych z audytem.
Czasami nazywane rachunkiem zaliczkowym, pieniądze z funduszu podręcznego mogą być wykorzystane do zwrotu pracownikom poniesionych wydatków związanych z działalnością gospodarczą lub mogą być odłożone na wydatki przewidywane. Fundusze mogą być często wykorzystywane do wydawania reszty klientom, którzy kupują towary lub usługi również od firmy. Ponadto drobne pieniądze są często wydawane na artykuły biurowe lub laboratoryjne, ale zwykle nie są przeznaczone na zakup dużych przedmiotów. Zazwyczaj wydaje się je na drobne wydatki, takie jak papier i długopisy. Co więcej, wiele wydziałów akademickich uniwersytetów, które wykorzystują w swoich studiach przedmioty ludzkie, zwraca im koszty za pomocą drobnej gotówki.
Ogólnie rzecz biorąc, większość drobnych wydatków z własnej kieszeni poniesionych przez pracownika w trakcie prowadzenia działalności kwalifikuje się do zwrotu drobnych środków pieniężnych, w zależności od konkretnej polityki pracodawcy. Pracownicy niektórych firm często płacą za podróże lokalne, w tym autobusem, taksówką lub metrem, za które mogą otrzymać zwrot kosztów. Imprezy biurowe, takie jak spotkania personelu lub przyjęcia, mogą być również finansowane z drobnych pieniędzy, podobnie jak niektóre posiłki biznesowe i inne niedrogie rozrywki.
Istnieją pewne ograniczenia i zwolnienia związane z korzystaniem z funduszu podręcznego. Na przykład, zazwyczaj nie wolno go wykorzystywać jako funduszu czekowego lub źródła zaliczki na pensję. Jeśli firma znajduje się w Stanach Zjednoczonych, mogą istnieć pewne zwolnienia z podatku od sprzedaży, które również należy uwzględnić, w zależności od stanu. Ponadto kwota pieniędzy na koncie podręcznym może zostać zwiększona lub zmniejszona w razie potrzeby, zgodnie z polityką organizacji.
Pracownik nadzorujący przedsiębiorstwo jest zazwyczaj wyznaczony jako powiernik funduszy podręcznych, a prowadzenie funduszu wymaga dokładnej dokumentacji do celów księgowych. Na przykład, zwykle dobrym pomysłem jest, aby pracownicy korzystali z formularzy wniosków i szczegółowych paragonów podczas obsługi drobnych gotówki. Formularze te, znane również jako bony na drobne, są ogólnie dostępne w sklepach z artykułami biurowymi.