Proces negocjacji to złożona seria działań, które mają na celu zapewnienie obustronnie akceptowalnego wyniku dwóm stronom sprzeciwu. Formalne negocjacje mogą odbywać się przy pomocy przeszkolonego mediatora, który służy jako bezstronna osoba trzecia w poruszaniu się w przedmiotowych sprawach. W przypadku profesjonalnego negocjatora proces może obejmować szereg ostatecznych kroków. Negocjacje mogą jednak odbywać się również na bardziej nieformalnym poziomie, a proces w takich przypadkach może stać się mniej ustrukturyzowany.
Pierwszym krokiem w każdym procesie negocjacji jest zrozumienie danej kwestii. Ten krok często ma miejsce, zanim obie strony przystąpią do formalnych rozmów. Każda ze stron musi przystąpić do negocjacji z jasnym wyobrażeniem o tym, czym jest konflikt i co chce zyskać w wyniku postępowania.
Następnym krokiem w negocjacjach jest przedstawienie przez każdą ze stron swojej sprawy. Wiąże się to z wyjaśnieniem, jaki jest cel jednostki, co chce zyskać i co jest gotów zaoferować w zamian. Obie strony muszą słuchać się nawzajem, aby negocjacje przebiegły pomyślnie. Jeśli mediator jest obecny, będzie uważnie obserwował to postępowanie, aby zaproponować kreatywne rozwiązania, które mogą działać dla obu stron.
Większość procesu negocjacyjnego to ciągłe przewijanie pomysłów, opcji, a nawet kłótni między obiema stronami. Pierwsze proponowane rozwiązanie rzadko jest ostatecznym wyborem. Ta część procesu jest bardzo zróżnicowana w zależności od rodzaju prowadzonych negocjacji. Jeśli zaangażowany jest negocjator, pokieruje tym etapem procesu, oferując różne rozwiązania i stale współpracując z obiema stronami w celu znalezienia akceptowalnego dla obu stron porozumienia.
Ten etap procesu negocjacyjnego, w którym stronom sprzeciwu poświęca się czas na zbadanie różnych rozwiązań, może trwać kilka sesji. Negocjacje biznesowe dla dużej korporacji mogą zająć tygodnie, zanim zostanie znalezione akceptowalne rozwiązanie. W przypadku mniejszych negocjacji, takich jak kwestie międzybiurowe między dwoma współpracownikami, ten krok może być znacznie łatwiejszy i obejmuje jedynie krótką dyskusję przed osiągnięciem porozumienia.
Po zakończeniu procesu poszukiwania rozwiązania, negocjacje wchodzą w końcowe etapy procesu. Umowa jest jasno określona dla obu stron, często z pisemną umową. Dokument ten jest dokładnie sprawdzany i w razie potrzeby poprawiany, aż do uzyskania satysfakcji wszystkich zaangażowanych. Gdy umowa zostanie zaakceptowana i podpisana przez obie strony, należy wykonać określone w niej czynności.
Ostatnim krokiem w procesie negocjacji jest wypełnienie umowy. Może to być tak proste, jak handel towarami i rozstanie. W bardziej złożonych negocjacjach rozwiązaniem może być bardziej długoterminowe zobowiązanie lub działające partnerstwo między dwiema stronami. Jeśli w jakimkolwiek momencie umowa przestanie działać dla jednej lub obu stron, negocjacje mogą rozpocząć się od początku w celu zmiany umowy i znalezienia lepszego, bardziej trwałego rozwiązania.