Zautomatyzowane zarządzanie zapasami umożliwia firmom prowadzenie działań inwentaryzacyjnych z wykorzystaniem sprzętu i oprogramowania komputerowego. Nowe osiągnięcia technologiczne pozwalają firmom zamawiać, odbierać, śledzić, dostosowywać i zmieniać procesy biznesowe przy użyciu technologii biznesowej. Najlepsze wskazówki dotyczące zautomatyzowanego zarządzania zapasami to korzystanie z systemu kompatybilnego z innymi firmami w środowisku biznesowym, przeszkolenie pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z systemu, instalowanie aktualizacji w razie potrzeby i pełne przeszkolenie pracowników w systemie. Proaktywne zarządzanie jest koniecznością podczas korzystania z technologii do zarządzania zapasami.
Wiele firm korzysta z technologii, która pozwala na dostosowanie do ich wewnętrznych procesów biznesowych. Niektóre firmy mogą nawet zaprojektować wewnętrzny zautomatyzowany system zarządzania zapasami, który jest specyficzny dla ich działalności biznesowej. Podczas gdy niestandardowe oprogramowanie często najlepiej pasuje do działalności firmy, oprogramowanie może nie działać dobrze z dostawcami lub sprzedawcami detalicznymi, którzy chcą zamawiać zapasy za pośrednictwem elektronicznej wymiany danych. Firmy powinny rozważyć przegląd najpopularniejszych używanych systemów komputerowych i przedyskutować ich modyfikację pod kątem potrzeb firmy. Zapewni to firmie największą ekspozycję pod względem technologii biznesowej i prawdopodobnie ograniczy konserwację systemu.
Inną niezbędną opcją automatycznego zarządzania zapasami jest szkolenie pracowników. Nie tylko starsi pracownicy będą mieli trudności z nauczeniem się systemu, ale także młodsi pracownicy mogą nie być o nim zaznajomieni. Umożliwienie pracownikom pracy z systemem w sposób, w jaki chcą, może skutkować naruszeniem protokołu firmy, co zmniejsza skuteczność całego systemu inwentaryzacji. Firmy powinny stworzyć osobę, która będzie w stanie działać jako łącznik między dostawcą oprogramowania a pracownikami potrzebującymi czasu na przeszkolenie i nauczenie się zautomatyzowanego systemu zarządzania zapasami.
Technologia komputerowa nie jest statycznym narzędziem wykorzystywanym przez firmy. Dostawcy oprogramowania do zarządzania zapasami będą regularnie aktualizować swoje oprogramowanie i dodawać nowe opcje do oprogramowania. Chociaż firmy mogą wykupić pomoc techniczną dla systemu podczas instalacji, aktualizacje mogą wymagać od firmy zapłaty więcej pieniędzy dostawcy. Aktualizacje umożliwią dostawcy oprogramowania naprawienie usterek i poprawę optymalizacji oprogramowania do zarządzania zapasami.
Zautomatyzowany system oprogramowania do zarządzania zapasami może szybko stać się obciążeniem dla firmy, jeśli nie jest właściwie używany. Firmy mogą czuć się tak, jakby stały się niewolnikami systemu, jeśli nie mogą wykonać zadania zgodnie z oczekiwaniami. Właściciele i menedżerowie powinni znaleźć sposób, aby upewnić się, że pracownicy nie wierzą, że nie mogą wykonywać pewnych zadań z powodu systemu inwentaryzacji. Jeśli pracownicy uznają, że system nie jest w stanie zapewnić rozwiązań typowych problemów, może to stać się wadą. Aby tego uniknąć, firmy powinny upewnić się, że pracownicy są w pełni przeszkoleni w zakresie systemu, a oprogramowanie ma odpowiednie wsparcie użytkownika.