Przy wynajmie domu lub mieszkania nie należy lekceważyć znaczenia ochrony depozytów. Przestrzeganie kilku podstawowych wskazówek to dobry sposób na ochronę przed pozbawionymi skrupułów właścicielami. Najemcy muszą uważnie przeczytać umowę najmu i poprosić właściciela o spis inwentarza. Najemcy powinni również dokonać własnej inwentaryzacji i udokumentować stan nieruchomości za pomocą zdjęć i/lub filmów. Zawsze posprzątaj przed wyjazdem i skontaktuj się z sądem ds. drobnych roszczeń, jeśli wynajmujący nieuczciwie trzyma kaucję.
Jedną z podstawowych zasad ochrony kaucji jest zawsze dokładne zapoznanie się z umową najmu. Sprawdź, czy nie ma ukrytych klauzul lub elementów, które nie są łatwe do zrozumienia. Jeśli cokolwiek w umowie jest niejasne, poproś wynajmującego o wyjaśnienie.
Poproś właściciela o spis inwentarza. Jeśli którakolwiek ze stron nie jest pewna, co znajduje się w lokalu, mogą pojawić się spory dotyczące brakujących lub uszkodzonych przedmiotów po zakończeniu najmu. Kiedy wynajmujący dostarczy spis, przejrzyj go dokładnie, aby upewnić się, że nie ma pominięć.
Kolejna ważna wskazówka dotycząca ochrony depozytów polega na tym, że najemcy sporządzają własny inwentarz przed lub po wprowadzeniu się. Istnieje wszelkie prawdopodobieństwo, że właściciel przeoczył coś w nieruchomości, więc najemca musi dokładnie przeszukać każdy zakamarek. Jeżeli jakiekolwiek istniejące uszkodzenia np. mebli, ścian lub podłóg są wyłączone z inwentarza wynajmującego, należy to natychmiast zgłosić.
Robienie zdjęć lub nagrywanie wideo w domu lub mieszkaniu to kolejny krok naprzód, jeśli chodzi o ochronę depozytów. Pisanie raportów o poplamionych dywanach i uformowanych ścianach to jedno, wizualne dowody to zupełnie co innego. Jeśli najemca stwierdzi, że podczas pobytu w ścianach lub suficie pojawiają się pęknięcia, należy je sfotografować i zgłosić wynajmującemu.
Kiedy nadejdzie czas wyjazdu, najemcy muszą całkowicie posprzątać nieruchomość. Brudne ściany i drzwi nie odzwierciedlają dobrze wielu właścicieli, którzy mogą wykorzystać wszelkie plamy brudu, aby uzasadnić wynajęcie firmy sprzątającej i odjęcie kosztów od kaucji. Być może najlepszą wskazówką dotyczącą ochrony depozytów jest ciągłe sprzątanie domu i utrzymywanie go w rozsądnym stanie przez cały okres najmu. Gwarantuje to, że po wygaśnięciu kontraktu niepotrzebne są ogromne operacje porządkowe.
Najemcy muszą spróbować zapamiętać, gdzie zostały pozostawione wszystkie przedmioty, zanim się wprowadzili. Na przykład, jeśli krzesła i stoły należące do właściciela zostały przeniesione z jednego pokoju do drugiego, należy je zwrócić w ich pierwotne miejsce. Nie zostawiaj też żadnych rzeczy osobistych. Niektórzy właściciele pobierają dodatkową opłatę za wywóz porzuconych przedmiotów.
Jeśli wszystkie powyższe wskazówki dotyczące ochrony depozytów zawiodą, a wynajmujący zatrzyma pieniądze, możliwe jest podjęcie działań prawnych. Sąd ds. drobnych roszczeń zazwyczaj zajmuje się sporami dotyczącymi depozytów. Jeśli najemcy mogą udowodnić, że ich kaucja jest niesłusznie zatrzymywana, właściciel może być zmuszony do wpłacenia nawet trzykrotnej wartości początkowej kaucji, w zależności od prawa obowiązującego w danej jurysdykcji.