Usługa ochrony depozytów to firma świadcząca usługi dla wynajmujących i najemców. Ten rodzaj usług często przechowuje i zarządza depozytami zabezpieczającymi dla właścicieli i ich najemców. W niektórych przypadkach ten rodzaj usługi zapewnia również ubezpieczenie depozytu dla wynajmującego, który woli zatrzymać depozyt zamiast zdeponować go w usłudze. Często usługa ochrony kaucji zapewnia również proces rozwiązywania sporów w przypadkach, w których najemca i wynajmujący nie zgadzają się na zwrot kaucji zabezpieczającej.
Prawo w wielu jurysdykcjach wymaga, aby właściciele zwracali lokatorom kaucję zabezpieczającą w określonym czasie po zakończeniu umowy najmu lub po opuszczeniu przez najemcę wynajmowanej nieruchomości. Podobne przepisy określają, kiedy i jak wynajmujący może potrącić pieniądze z kaucji. Takie przepisy często wyznaczają terminy zwrotu kaucji i zapewniają metody rozwiązywania sporów dotyczących kaucji na sali sądowej. Jednak pomimo takich przepisów wynajmujący nie zawsze zwracają kaucje na czas lub zgodnie z lokalnymi przepisami. Usługi ochrony kaucji zazwyczaj mają na celu zapewnienie bezpiecznego przechowywania kaucji najemcy i jej terminowego zwrotu.
Sposób działania usługi ochrony depozytów może różnić się w zależności od usługi. Wielu jednak prowadzi rachunki, na których przechowywana jest kaucja najemcy. Daje to właścicielowi pewność, że kaucja jest dostępna w przypadku uszkodzenia wynajmowanej nieruchomości przez najemcę. Daje to również najemcy pewność, że jego depozyt jest przechowywany w bezpiecznym miejscu, a nie jest wydawany przez właściciela. Usługi te zazwyczaj ułatwiają szybki zwrot kaucji najemcy po zakończeniu umowy najmu, opuszczeniu przez najemcę wynajmowanej nieruchomości i spełnieniu wszelkich innych warunków.
Niektóre usługi ochrony depozytów stanowią alternatywę dla wynajmujących, którzy nie chcą wpłacać kaucji na konto z tego rodzaju usługą. Na przykład niektóre oferują zamiast tego ubezpieczenie kaucji. W takim przypadku wynajmujący wpłaca składki ubezpieczeniowe do usługi ochrony depozytów i zatrzymuje kaucję gwarancyjną. W przypadku, gdy wynajmujący nie zwróci kaucji, najemca może wystąpić z roszczeniem o odzyskanie swoich pieniędzy.
Niezależnie od tego, czy wynajmujący zdecyduje się na wpłatę kaucji na konto w usłudze ochrony depozytów, czy po prostu wykupi dla niej ubezpieczenie, najemcy i właściciele mają możliwość odwołania się do sporów. Większość usług ochrony depozytów zapewnia procesy rozwiązywania sporów, aby pomóc najemcom i właścicielom, którzy nie zgadzają się na wykorzystanie lub zwolnienie kaucji. Podobnie usługi te mogą zakazać wynajmującym, którzy nie przestrzegają zasad.