Obsada firmy jest zwykle wykonywana przez kierownika ds. zasobów ludzkich. Tworząc schemat organizacyjny, obsadzanie kadr, znane również jako obsadzanie kadr, staje się znacznie prostsze, ponieważ menedżer może dostosować wymagania rekrutacyjne do celów firmy. Inne wskazówki dla personelu HR to tworzenie szczegółowych opisów stanowisk i analiz w celu zweryfikowania konieczności stanowiska, a także jak najefektywniejszego rekrutowania pracowników. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę pracowników wewnętrznych i referencje pracowników, gdy wymagane jest obsadzenie stanowisk. Najważniejszą wskazówką dla menedżerów zajmujących się sprawami kadrowymi jest przestrzeganie wszelkich wymogów prawnych.
Stworzenie szczegółowego opisu i analizy stanowiska pracy pozwala firmie określić, czy określone stanowiska pracy są koniecznością. Są one również niezbędne dla personelu HR, ponieważ pozwalają zatrudniać personel na identyfikację typu kandydata, który może najskuteczniej objąć stanowisko pracy. Wszystkie opisy i analizy stanowisk pracy powinny zawierać podsumowanie stanowiska, które ogólnie obejmuje obowiązki zatrudnionej osoby, a także hierarchię raportowania, której należy przestrzegać. Niejednokrotnie, po utworzeniu opisów, kierownik działu HR dochodzi do wniosku, że określone stanowiska pracy nie są wymagane, a obowiązki na stanowiskach można rozdzielić między innych pracowników. Pomaga to w utrzymaniu sprawności operacyjnej firmy.
Wydajność powinna być utrzymana również wtedy, gdy zostanie podjęta decyzja o obsadzeniu określonych stanowisk. Wskazówki dotyczące wydajności personelu HR obejmują sprawdzanie referencji i sprawdzanie przeszłości. Ważne jest, aby sprawdzić referencje, aby można było zatrudnić godnych zaufania kandydatów i aby uniknąć kandydatów, którzy mieli problemy w przeszłości. Kontrole przeszłości znacznie pomagają w zapobieganiu oszustwom. Kiedy wdrażane są taktyki efektywności kadrowej HR, menedżerowie HR mogą być bardziej pewni, że biorą pod uwagę tylko kandydatów do pracy, na których można rozszerzyć rzeczywiste oferty pracy. Opłacalne procesy rekrutacyjne mogą również obejmować przeprowadzanie wywiadów przez telefon, e-mail lub wideokonferencję.
Firmy często uznają za korzystne zaspokojenie potrzeb kadrowych z personelem wewnętrznym, gdy tylko jest to możliwe. Pomaga to podnieść morale organizacyjne i zapewnia obecnym pracownikom możliwości awansu. Zatrudnianie we własnym zakresie pomaga również członkom personelu czuć się docenianymi, co może prowadzić do większej produktywności pracowników, co ostatecznie może prowadzić do większych zysków firmy.
W większości krajów obowiązują wymogi prawne, których należy przestrzegać, gdy menedżerowie zatrudniają pracowników. Aby uniknąć kar, duże firmy powinny tworzyć wewnętrzne działy w celu utrzymania zgodności. Małe firmy powinny mieć przynajmniej jedną osobę, która zajmie się wszystkimi problemami i potrzebami kadrowymi. Prawa, przepisy i wymagania, które mają wpływ na sprawy kadrowe, różnią się w zależności od stanu, prowincji i kraju na całym świecie.