Przechowywanie dokumentacji elektronicznej to nic innego jak skonfigurowanie systemu do tworzenia kopii zapasowych ważnych danych w miejscu pracy, a dobrą wiadomością jest to, że wiele z nich można wykonać automatycznie przy odpowiedniej konfiguracji. Wiele firm popełnia jednak błąd polegający na tworzeniu kopii zapasowych swoich cennych dokumentów na wielu serwerach, co może powodować tworzenie setek, a nawet tysięcy duplikatów plików, które zajmują miejsce i ostatecznie spowalniają serwer. To samo można powiedzieć o tradycyjnych kopiach zapasowych, takich jak dokumenty i dyski kompaktowe — nie ma absolutnie żadnego sensu utrzymywanie powtarzalnych kopii zapasowych po wdrożeniu solidnego systemu przechowywania zapisów elektronicznych. Zwykle do skonfigurowania takiego systemu potrzebny jest profesjonalista z doświadczeniem w zakresie technologii internetowych, a ponieważ tworzenie kopii zapasowych online jest zwykle częścią pakietu przechowywania dokumentacji elektronicznej, informacje powinny być chronione na zawsze.
Przed wdrożeniem programu przechowywania dokumentacji elektronicznej ważne jest, aby użytkownicy dokładnie zastanowili się, co należy przechowywać w wielu lokalizacjach. Na przykład pliki biznesowe, do których wielu pracowników ma dostęp w ciągu dnia, powinny być zapisywane w każdym indywidualnym systemie komputerowym, ale pliki dotyczące byłych klientów lub informacje podatkowe powinny być bezpiecznie schowane na komputerze typu mainframe, ponieważ tego typu pliki są rzadko potrzebne. Inną ważną funkcją programu do przechowywania danych elektronicznych jest możliwość usuwania niepotrzebnych plików po określonym czasie, aby cała sieć była jak najbardziej wolna od bałaganu. Zadania te nie tylko pomagają przyspieszyć rozpowszechnianie informacji w miejscu pracy, ale także wyznaczają standardy, których musi przestrzegać każdy pracownik podczas pracy z danymi firmy.
Innym krytycznym aspektem przechowywania dokumentacji elektronicznej jest wdrożenie automatycznej kopii zapasowej, która jest wykonywana w regularnych odstępach czasu, a to zadanie można ustawić tak, aby było uruchamiane co tydzień, codziennie, a nawet co minutę, gdy jest to konieczne. Oprócz umieszczania plików na scentralizowanym serwerze wiele firm wdraża również kopie zapasowe na dyski zewnętrzne, dyski zdalne lub dysk kompaktowy (CD), aby zapewnić, że dane zawsze znajdują się w dwóch oddzielnych, niezależnych lokalizacjach. Chociaż dla wielu ten proces wydawałby się niepotrzebny, przeciążenie w obwodzie elektrycznym może skutecznie wymazać każdy dysk twardy w firmie. Tworzenie kopii zapasowych online stało się szczególnie popularne, ponieważ dane są przechowywane w innym regionie geograficznym — więc nawet jeśli katastrofalne wydarzenie, takie jak huragan lub tornado, zniszczy każdy element sprzętu, informacje firmy nadal pozostaną bezpieczne.
Innym sprytnym aspektem przechowywania zapisów elektronicznych jest fizyczna weryfikacja, czy kopie zapasowe faktycznie miały miejsce, ponieważ coś tak prostego, jak uszkodzony przewód Ethernet, może uniemożliwić prawidłowe zapisanie informacji. Wiele firm błędnie zakłada, że automatyczne kopie zapasowe są odporne na nieszczęścia, ale tak nie jest. Osoby fizyczne powinny zawsze sprawdzać, czy kopia zapasowa danych jest prawidłowo utworzona, co najmniej raz w miesiącu lub za każdym razem, gdy wdrażany jest nowy plik lub program.