Najlepszym sposobem śledzenia zasobów mobilnych jest stosowanie odpowiednich kontroli zarządzania zapasami i zautomatyzowanych aplikacji do inwentaryzacji komputerów. Proces ten wymaga audytu i dokumentacji aktywów, co obejmuje oznaczenie każdego elementu wyposażenia znacznikami identyfikacyjnymi. Te tagi używają unikalnego numeru dla każdego zasobu. Numer należy wprowadzić do aplikacji do śledzenia zasobów mobilnych, gdzie można go rejestrować i śledzić na potrzeby przyszłych audytów.
Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących śledzenia zasobów mobilnych jest prawidłowe tagowanie i oznaczanie zapasów zasobów. Pomaga to zapewnić przypisanie nowo zakupionych zapasów do pracowników firmy. Kupione nowe urządzenie powinno być natychmiast oznaczone numerem identyfikacyjnym. Gdy urządzenie jest przypisane do osoby, data i imię przypisanej osoby powinny być śledzone za pomocą numeru identyfikacyjnego w systemie śledzenia zasobów.
Mobilny system śledzenia zasobów powinien wykorzystywać specjalne znaczniki identyfikacji radiowej (RFID) do śledzenia sprzętu. Jest to elektroniczny znacznik z kodem kreskowym, który umożliwia komputerom odczytanie numeru identyfikacyjnego za pomocą skanerów elektronicznych. Technologia RFID jest używana w większości sklepów detalicznych do odczytywania i ładowania towarów w kasach.
Ważne jest również zapewnienie przestrzegania odpowiednich procedur inwentaryzacji nowo zakupionego sprzętu. Za każdym razem, gdy kupowany jest nowy sprzęt, powinien być śledzony i przechowywany w bezpiecznym miejscu zarządzanym przez opiekuna sprzętu. Produkty te należy natychmiast oznakować numerem identyfikacyjnym i przechowywać w bezpiecznym pomieszczeniu do przechowywania sprzętu.
Ważne jest, aby mieć spójną lokalizację tagów identyfikacyjnych na wszystkich zasobach mobilnych. Zazwyczaj najlepszym miejscem do umieszczenia identyfikatora na urządzeniach mobilnych jest komora baterii. Dzięki temu tag znajduje się w niewidocznym miejscu i trudno go usunąć. Korzystanie ze spójnej lokalizacji ułatwia przyszłym audytorom znalezienie i zapisanie numeru identyfikacyjnego dla każdego zasobu.
Skuteczne śledzenie zasobów mobilnych wymaga corocznego audytu sprzętu. Jest to okazja do sprawdzenia, czy aktywa są przypisane do właściwej osoby w systemie śledzenia i zapewnienia, że wszystkie urządzenia są sprawne. Większość firm planuje audyty inwentaryzacyjne w sezonie przygotowawczym do rozliczeń podatkowych, aby upewnić się, że proces odbywa się raz w roku.
Gdy zasoby mobilne ulegną uszkodzeniu lub uszkodzeniu, są zwykle zastępowane nowym sprzętem. Podczas tego procesu wymiany zasób powinien być oznaczony jako usunięty w systemie śledzenia zasobów mobilnych. Gwarantuje to, że system inwentaryzacji jest utrzymywany i dokładny dla corocznych audytów.