Możesz przeprowadzić analizę luk, określając obecny stan na podstawie miary sukcesu, decydując o przyszłym poziomie sukcesu i zastanawiając się, jakie kroki należałoby podjąć, aby go osiągnąć. Analiza jest często wykorzystywana w kontekście biznesowym jako część procesu planowania strategicznego. W każdym kontekście analiza luk jest ostatecznie sposobem pomiaru rzeczywistej wydajności w porównaniu z potencjalną wydajnością. Po zdefiniowaniu luki w wydajności analiza funkcjonalna przełącza się na różne podejścia w celu wypełnienia luki.
Analizę luk można zastosować do firmy jako całości, konkretnego działu, produktu lub procesu. Może być używany w dowolnym zwykłym kontekście biznesowym lub w dowolnym kontekście, w którym miejsce na ulepszenia jest standardowym środkiem. Na przykład firma może przeanalizować obecną penetrację rynku produktu w porównaniu z pożądanym poziomem przyszłej penetracji. Dla porównania, szkoła może analizować powodzenie bieżących operacji w porównaniu z kryteriami, które szkoła musi spełnić, aby osiągnąć określone standardy.
W każdym przypadku pierwszym krokiem w wykonaniu analizy luk jest ustalenie miary wydajności. Firma może korzystać z dowolnych mierzalnych statystyk, takich jak rentowność, udział w rynku lub poziom sprzedaży. Szkoły mogą stosować miary akademickie, takie jak standaryzowane wyniki testów, wskaźniki ukończenia szkoły lub poziomy biegłości w matematyce i czytaniu. Miara wydajności służy do określenia obecnego lub faktycznego stanu rzeczy.
Następnym krokiem w analizie luk jest ustalenie okresu czasu, w którym zmiana będzie mierzona. Na przykład firma może użyć marży zysku brutto jako miary wydajności. Następnie decyduje, ile lat w przyszłości chce prognozować potencjalną wydajność. Ten przedział czasowy będzie dostosowany do każdej sytuacji. W przypadku firmy może to zależeć od obrotu zapasami firmy, podczas gdy szkoła może wykorzystać rok akademicki lub przedział czasowy ustalony przez organ zarządzający.
Po trzecie, określ, jaki poziom wydajności chcesz osiągnąć do końca okresu. Tym, co odróżnia to od zwykłego wyznaczania celów i zadań w próżni życzeniowego myślenia, jest strategiczna analiza prawdopodobieństwa konkurencji. Analiza luk jest istotna tylko wtedy, gdy najpierw ustalisz, że określony stan w przyszłości jest możliwy do osiągnięcia w oparciu o warunki rynkowe lub powinien być osiągalny w oparciu o ustalone standardy. Działa przy założeniu, że istnieją niedociągnięcia operacyjne, które należy skorygować, lub możliwości biznesowe, które należy jeszcze zbadać.
Na koniec określ kroki potrzebne do wypełnienia luki. Te kroki na ogół należą do kategorii strategicznej lub taktycznej. Na przykład plan strategiczny mający na celu wypełnienie luki w udziale w rynku produktów będzie koncentrował się na teoriach rozwoju rynku, penetracji i dywersyfikacji. Plan taktyczny skupi się na konkretnych działaniach, takich jak zmiana punktu cenowego, przeprowadzenie promocji czy umieszczenie produktu w nowych punktach sprzedaży.