Znane również jako przedpłaty, przedpłacone wydatki są kosztami opłacanymi z góry, przynosząc korzyści firmie przez więcej niż jeden okres rozliczeniowy. W biznesie przedpłacone wydatki są częścią zestawu korekt zwanych odroczeniami. Konta zazwyczaj zarządzają przedpłatami i innymi odroczeniami, korygując wydatki na koniec okresu księgowego. Czynsz, ubezpieczenie i zaopatrzenie to typowe rachunki przedpłacone.
Gdy wydatek jest opłacany z góry po raz pierwszy, księgowy rejestruje go jako zwiększenie na koncie aktywów, które reprezentuje przyszłą korzyść lub usługę związaną z przedpłatą. Środki na koncie aktywów wygasają z czasem lub w wyniku użytkowania. Na przykład czynsz i ubezpieczenie wygasają z powodu upływu czasu, podczas gdy zapasy zmniejszają się wraz z użytkowaniem. Odliczanie dziennego przedawnienia tych wydatków byłoby żmudne i czasochłonne, dlatego księgowi zwykle korygują koszty przedpłacone podczas sporządzania końcowych sprawozdań księgowych.
Przygotowując się do zamknięcia kont, korekta wpisów o wydatki przedpłacone służy dwóm celom. Po pierwsze, korekta pokazuje kwotę środków, które wygasły w bieżącym okresie rozliczeniowym. Po drugie, korekta pokazuje pozostałe saldo środków przedpłaconych.
Przed korektą aktywa opłacone z góry są wyższe niż rzeczywiste saldo, a wydatki są niższe. Księgowi korygują tę rozbieżność, zwiększając wydatki i zmniejszając aktywa o kwotę przedawnioną w bieżącym przedziale księgowym. Sposób obliczania wygasłej kwoty zależy od kilku zmiennych, w tym długości okresu i rodzaju przedpłaconych wydatków.
Materiały eksploatacyjne — takie jak koperty, papier i wkłady do drukarek — są rejestrowane jako opłacone z góry wydatki dodawane do konta aktywów po ich nabyciu. W toku działalności zapasy są wykorzystywane, a następnie zinwentaryzowane na koniec okresu rozliczeniowego. Oszacowana różnica w kosztach dostaw od początku do końca okresu jest korygowana jako przedawniony składnik aktywów i koszt.
Ubezpieczenie, które należy opłacić z góry, chroni firmę przed stratami finansowymi spowodowanymi kradzieżą, pożarem lub podobnymi zdarzeniami. Konta rejestrują początkowe przedpłaty ubezpieczeniowe jako zwiększenie aktywów, a następnie odliczają wydatki poniesione w okresie księgowym. Odliczona kwota zależy od składki ubezpieczeniowej za dany okres. W podobny sposób księgowi rejestrują wydatki na czynsz.
Niewypracowane przychody to przedpłaty dokonywane na rzecz firmy przez inną organizację. Są one również korygowane na koniec okresów księgowych, ale fundusze zaczynają się od potrącenia z aktywów i są dodawane z powrotem jako korekty. Te przedpłacone wydatki są warte więcej w miarę upływu czasu lub korzystania przez organizację dokonującą przedpłat.