Zarządzanie zapasami produkcyjnymi to często szczegółowy proces dla firm produkcyjnych. Organizacje te mogą mieć wiele części i elementów, które składają się na produkty, które wytwarzają i sprzedają konsumentom i innym firmom. Najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zapasami produkcyjnymi to rozdzielenie materiałów według produktów, wprowadzenie kontroli wewnętrznych w celu zarządzania elementami fizycznymi, wybór metody księgowania kosztów, wdrożenie metody stałego zapasu i utworzenie procesu uzgadniania zapasów. Zadania te pomogą kontrolować zarówno stan inwentarza z natury w firmie, jak i procesy księgowe.
Większość firm produkcyjnych wykorzystuje do produkcji towarów dużą różnorodność materiałów. Mogą to być duże elementy, takie jak arkusze stalowe lub z włókna szklanego, po małe, pośrednie elementy, takie jak śruby, klej lub uszczelniacz. Firmy będą musiały oddzielić te pozycje według produktów, aby zapewnić, że każda linia produkcyjna ma odpowiedni poziom materiałów do produkcji towarów. Uniemożliwia to również innym oddziałom stosowanie niewłaściwych materiałów podczas produkcji towarów.
Kontrole wewnętrzne są niezbędnym elementem zarządzania zapasami produkcyjnymi. Kontrole te zapobiegają nadużywaniu lub niewłaściwemu wykorzystaniu zapasów przez pracowników i inne osoby pracujące w firmie. Na przykład podstawowe kontrole wewnętrzne ograniczą liczbę osób, które mogą zamawiać zapasy, gdzie firma przechowuje zapasy (zamknięte lub odblokowane obiekty), jak często firma liczy zapasy i inne kontrole dla całego procesu inwentaryzacji. Większość kontroli wewnętrznych jest specyficzna dla firm i zależy od typów lub liczby pozycji magazynowych.
Metody księgowania kosztów będą zależeć od tego, w jaki sposób firma wytwarza produkty. Zarządzanie zapasami produkcyjnymi wymaga tego zestawu procesów, aby menedżerowie zrozumieli, jak raportować zapasy używane w procesie produkcyjnym. Kalkulacja kosztów pracy śledzi materiały magazynowe dla każdego wyprodukowanego towaru. Działa to dobrze w przypadku niestandardowych przedmiotów, takich jak budynki, filmy lub inne przedmioty zbudowane zgodnie z określonymi specyfikacjami. Kalkulacja kosztów procesu śledzi zapasy według etapów produkcji potrzebnych do wytworzenia towarów. Produkty spożywcze, chipy komputerowe i napoje gazowane to kilka typowych przykładów tej metody kalkulacji kosztów.
W zarządzaniu zapasami produkcyjnymi firmy powinny próbować wdrożyć system ciągłej inwentaryzacji, który obejmuje proces uzgadniania. System ciągłej inwentaryzacji aktualizuje księgi rachunkowe firmy za każdym razem, gdy ktoś zamawia materiały, przydziela zapasy do procesu produkcyjnego lub sprzedaje wyroby gotowe. Chociaż konfiguracja i kontrola są bardziej terminowe, ciągłe inwentaryzacje umożliwiają uzyskanie bardziej szczegółowych informacji. Rozliczenia inwentaryzacyjne — liczenie wszystkich towarów inwentarzowych z natury i dopasowywanie ich do ksiąg rachunkowych — są niezbędne, aby zapewnić zawsze dostęp do dokładnych danych. Liczenia zapasów można przeprowadzać kwartalnie lub corocznie, aby ograniczyć przestoje operacyjne tego procesu administracyjnego.