Recepcjonistka wita klientów, odbiera telefony, wysyła listy i e-maile oraz wykonuje różnorodne czynności sekretarskie. Wśród najważniejszych cech recepcjonisty, jakie musi wykazywać osoba ubiegająca się o jedną z tych ról, są umiejętności interpersonalne, administracyjne i organizacyjne. Dodatkowo recepcjonistka powinna być biegła w posługiwaniu się podstawowym oprogramowaniem do edycji tekstu i różnego rodzaju sprzętem biurowym.
Cierpliwość i umiejętność pracy pod presją to niektóre z cech recepcjonisty, które musi posiadać osoba pracująca w ruchliwym miejscu. W wielu przypadkach recepcjonistki są pierwszymi przedstawicielami firmy, z którymi spotykają się klienci z zewnątrz. Dlatego osoby w tych rolach muszą radzić sobie z problemami obsługi klienta. Ponadto, chociaż recepcjonista może przyjmować wiadomości lub wykonywać pracę w imieniu innych osób, nikt nie odciąga klientów od osoby pełniącej tę rolę, a niektórzy ludzie mają trudności z utrzymaniem wysokiego poziomu obsługi klienta w obliczu większej liczby klientów.
Oprócz zarządzania harmonogramami, recepcjonistka może być zmuszona do wyznaczania terminów i śledzenia wiadomości, poczty i e-maili w imieniu kilku innych osób. Dlatego dobre umiejętności organizacyjne należą do cech recepcjonisty, które mają ogromne znaczenie. Osoby zatrudnione na tych stanowiskach często korzystają z codziennych list kontrolnych, pamiętników lub kalendarzy w celu śledzenia informacji i zadań. Wielu odnoszących sukcesy recepcjonistów zarządza swoim harmonogramem dnia tak, aby skomplikowane zadania były wykonywane w wolnych porach dnia, podczas gdy mniej złożone sprawy były załatwiane w okresach dużego natężenia ruchu.
Zazwyczaj osoby zatrudnione na stanowiskach administracyjnych muszą korzystać z systemów poczty elektronicznej, stron internetowych i pakietów tekstowych. Podczas gdy niektóre z tych programów są powszechnie dostępne i używane przez wiele firm, inne są systemami wewnętrznymi, które zostały dostosowane do potrzeb konkretnej firmy. Pożądane cechy recepcjonisty, wyszczególnione w ofertach pracy, często obejmują umiejętności techniczne i chęć nauczenia się korzystania z nowych systemów i typów oprogramowania.
Recepcjonistka zatrudniona w gabinecie lekarskim lub innej placówce medycznej musi być w stanie szybko zebrać potencjalnie krytyczne informacje od lekarzy i pacjentów oraz w spójny sposób przekazać te informacje innym zainteresowanym stronom. Ta osoba musi być w stanie łatwo i wyraźnie komunikować się zarówno przez telefon, jak i osobiście. Błędy popełniane przez recepcjonistów mogą okazać się kosztowne w wielu różnych branżach, więc dbałość o szczegóły i umiejętność skutecznego wpisywania lub przekazywania informacji bez popełniania błędów mogą być niezbędnymi cechami recepcjonisty.