Sprawozdania finansowe pro forma dostarczają firmom szacunków dotyczących przyszłych wyników finansowych. Wszystkie firmy przygotowują pewnego rodzaju sprawozdania finansowe, z których najczęstsze to rachunek zysków i strat, bilans i zestawienie przepływów pieniężnych. Problem z tymi stwierdzeniami polega na tym, że przedstawiają one przeszłą historię finansową, która może się powtórzyć lub nie. Sprawozdania finansowe pro forma skupiają się na przyszłości, opierając się na informacjach z przeszłości jako wskazówkach. Posiadanie tych szacunków pomoże w budżecie firmy na przyszłe wydatki gotówkowe i przygotuje się na mocne lub słabe przyszłe zyski.
Większość firm użyje wartości procentowej wzrostu jako podstawy przy szacowaniu przyszłych informacji finansowych. Na przykład właściciele i menedżerowie będą badać aktualny rynek lub warunki gospodarcze i przeglądać historyczne sprawozdania finansowe z podobnymi oczekiwaniami dotyczącymi sprzedaży. Może to pomóc kierownictwu firmy określić, jak bardzo wzrośnie jej sprzedaż, na przykład o 10 lub 15 procent. To oszacowanie wzrostu jest następnie stosowane do sprawozdań finansowych z poprzedniego roku w celu stworzenia sprawozdań finansowych pro forma na nadchodzący rok.
Rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych to często dwa najpopularniejsze sprawozdania finansowe. Bilanse zawierają aktywa i pasywa firmy; te dwie kategorie — głównie te, które należą do długoterminowych kategorii aktywów lub pasywów — mogą nie wzrosnąć znacząco w przyszłych okresach. Aktywa i zobowiązania krótkoterminowe, takie jak gotówka, należności, zapasy, zobowiązania lub linie kredytowe, mogą być jedynymi kontami, które ulegają znaczącym zmianom. Właściciele i menedżerowie mogą wymagać małego bilansu pro forma dla tych kont, aby oszacować powiązane wydatki dla tych kont.
Prostym sposobem tworzenia sprawozdań finansowych pro forma jest zastosowanie procentu wzrostu do poprzednich sprawozdań. W wielu przypadkach oprogramowanie finansowe firmy automatycznie utworzy takie zestawienia. Księgowy będzie musiał po prostu wprowadzić oczekiwaną stopę wzrostu i przeprowadzić wyciągi. Korzystanie z zautomatyzowanego oprogramowania umożliwia również tworzenie wielu zestawień pro forma, które dostarczają szacunkowych danych dotyczących wysokich, średnich i niskich wskaźników wzrostu. Każdy zestaw zestawień pozwala firmie stworzyć budżet w oparciu o różne scenariusze tempa wzrostu.
Spółki publiczne często dostarczają inwestorom sprawozdania finansowe pro forma. Oświadczenia te zazwyczaj towarzyszą wypowiedziom dotyczącym przyszłości kierownictwa. W ten sposób właściciele i menedżerowie informują inwestorów o tym, czego firma spodziewa się w najbliższej przyszłości. Firma określa również istniejące siatki bezpieczeństwa, aby zapobiec utracie zysków w przypadku niskich oczekiwań dotyczących wzrostu. Informacje te mogą pomóc w uspokojeniu inwestorów, że firma będzie rentowna nawet w trudnych czasach.