Asystenci administracyjni wykonują szeroki zakres obowiązków sekretarskich, aby ułatwić przepływ organizacji i produktywność w środowisku zawodowym lub biznesowym, zwykle w środowisku biurowym. Jednak większość stanowisk asystentów administracyjnych wymaga umiejętności i poziomu profesjonalizmu, które znacznie wykraczają poza typową rolę sekretarek. Jak sugeruje tytuł, podstawowe obowiązki asystentów administracyjnych są w dużej mierze związane z administracyjną stroną firmy lub organizacji, a ich celem jest pomoc pracownikom wyższego i kierowniczego szczebla.
Mimo to większość prac asystentów administracyjnych obejmuje pewien stopień zadań o charakterze urzędniczym, takich jak odbieranie telefonów, ustalanie spotkań, pisanie korespondencji, składanie dokumentów itp. Mogą być również zobowiązani do inwentaryzacji i ponownego zamawiania materiałów biurowych, prowadzenia ksiąg rachunkowych, i inne przyziemne prace niezbędne do podstawowego zarządzania biurem. Jednak ogólnie oczekuje się, że asystenci administracyjni będą równie biegli w korzystaniu z różnych programów komputerowych i systemów baz danych, a także wykażą się wyjątkowymi umiejętnościami komunikacyjnymi i zarządzania projektami. W związku z tym wiele stanowisk asystentów administracyjnych wiąże się z podjęciem bardziej istotnych obowiązków, takich jak koordynacja targów, prowadzenie prezentacji i tworzenie różnych materiałów marketingowych.
Wiele stanowisk asystenta administracyjnego wymaga wiedzy i umiejętności odpowiednich dla wyspecjalizowanej dziedziny. Na przykład niektórzy asystenci administracyjni pełnią podwójną funkcję jako sekretarki wykonawcze, sekretarki medyczne lub asystenci prawni. Podstawowe obowiązki płynnego prowadzenia gabinetu pozostają takie same, ale stanowiska te wiążą się również z umiejętnościami specyficznymi dla branży, takimi jak analiza danych, rejestrowanie historii pacjentów czy sporządzanie dokumentów prawnych. Dodatkowe stanowiska asystentów administracyjnych, które wymagają specjalizacji, istnieją na rynkach nieruchomości, ubezpieczeń, badań i rozwoju, administracji rządowej, edukacji i wielu innych.
Ogólnie rzecz biorąc, nie ma standardowego poziomu szkolenia ani wykształcenia poza maturą, która jest wymagana, aby zostać asystentem administracyjnym. W rzeczywistości wiele osób przygotowuje się do tej roli, wytrwale szkoląc się w miejscu pracy w różnych typach biurowych i awansując przez pewien czas. Istnieją jednak certyfikaty zawodowe dostępne dla stanowisk asystenta administracyjnego, przynajmniej w USA. Na przykład Międzynarodowe Stowarzyszenie Profesjonalistów Administracyjnych oferuje oznaczenie Certified Administrative Professional (CAP). Inne organizacje zapewniają szkolenia i certyfikaty odpowiednie dla niektórych zawodów, takie jak certyfikaty Akredytowanego Sekretarza Prawnego (ALS) i Profesjonalnego Sekretarza Prawnego (PLS) oferowane przez Krajowe Stowarzyszenie Sekretarzy Prawnych.