Transkrypcje organów ścigania dzielą się na trzy podstawowe typy: te tworzone na podstawie dzienników telefonicznych; te wykonane ze wspomnień i notatek policyjnych; i tych, którzy przechwytują to, co zostało powiedziane podczas aresztowań, zeznań i przesłuchań. Zdecydowana większość policji i innych funkcjonariuszy organów ścigania nie pracuje przy biurkach. Ich praca jest w terenie, ale dokładna dokumentacja tego, co robią i co się mówi, jest często niezbędna do ścigania i pomaga wydziałom tworzyć akta dotyczące podejrzanych, świadków i ofiar. Transkrypcja organów ścigania zwykle odbywa się w biurze biura przez przeszkolonego policyjnego transkrypcję. Niektóre prace mogą być zlecone niezależnemu transkrypcjonistowi organów ścigania, ale nie tak często.
Transkrypcje rozmów telefonicznych należą do najczęstszych. Kiedy ludzie dzwonią na gorącą linię alarmową — 911 w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, 112 w dużej części Europy i 000 w Australii, żeby wymienić tylko kilka — rozmowy, które następują, są zazwyczaj nagrywane. Nagrania te trafiają do magazynu cyfrowego, ale zwykle muszą zostać przepisane na papier, aby można je było prawidłowo zarchiwizować. Prawo w większości miejsc wymaga, aby wydziały policji przechowywały pisemne transkrypcje wszystkich nagłych wymian na gorące linie.
Transkrypcja organów ścigania jest również ważną częścią większości aresztowań i zarzutów karnych. Funkcjonariusze policji zwykle rejestrują dzienniki aresztowań, przesyłając drogą radiową swoją bazę macierzystą. Te komunikaty radiowe są przechwytywane, a następnie wysyłane do transkrypcji w celu przetworzenia w papierkową robotę organów ścigania.
Proces jest podobny w przypadku zeznań świadków i przesłuchań podejrzanych. Policja często sprowadza ludzi na komisariat na przesłuchanie, a treść tego, co zostało powiedziane i przez kogo, zwykle musi być rejestrowana dla dokładności. Jednak obecność personelu obsługującego transkrypcję podczas przesłuchania lub składania zeznań może rozpraszać. Postępowanie jest zwykle filmowane lub nagrywane, co stanowi podstawę do późniejszej transkrypcji organów ścigania.
Transkrypcja organów ścigania jest ważna z wielu powodów. Po pierwsze, daje funkcjonariuszom policji skondensowany sposób pełnego wglądu w sprawę. To często pomaga im w pisaniu dokładnych raportów policyjnych, a także może pomóc im przypomnieć sobie wydarzenia i wydarzenia na nowo.
Transkrypcje mają również znaczenie dla prokuratury. Pisemne transkrypcje, a nie nagrania cyfrowe, trafiają do akt sądowych. Prowadzenie zapisów w formie pisemnej zapewnia prawnikom i innym uczestnikom procesu łatwy sposób na szybkie wyszukanie pewnych kluczowych faktów, na które po prostu nie pozwoliłoby przesiewanie licznych zapisów.
Większość spraw policyjnych jest niezwykle delikatna, zarówno z punktu widzenia prywatności, jak i bezpieczeństwa publicznego. Wynika z tego, że wiele informacji wymagających przepisania jest poufnych i mogą być przetwarzane wyłącznie przez certyfikowanych lub w inny sposób zweryfikowanych profesjonalistów. Wiele wydziałów policji zatrudnia profesjonalnego specjalistę ds. transkrypcji organów ścigania do pracy na miejscu i obsługi wszystkich potrzeb związanych z transkrypcją organów ścigania. Niektóre usługi transkrypcji organów ścigania są zlecane na zewnątrz, ale jest to rzadkie i zwykle wykonywane tylko w przypadku plików, które można zredagować lub nie są poufne.