Istnieją cztery rodzaje rozwiązań zakupowych powszechnie spotykanych w środowisku biznesowym. Wszystkie cztery z tych rozwiązań wymagają znacznej wiedzy fachowej do konfiguracji, obsługi i zarządzania. Zaopatrzenie lub zakup to termin używany do opisania działalności związanej z nabywaniem towarów i usług dla firmy lub organizacji. Rozwiązaniem zakupowym może być narzędzie elektroniczne, oprogramowanie, dostawca zewnętrzny lub zakontraktowana firma usługowa.
Istnieje rosnąca tendencja do zakupów elektronicznych, które skracają czas potrzebny na ukończenie cyklu zakupowego dzięki wykorzystaniu dokumentów elektronicznych, automatycznych zatwierdzeń i powiązanych narzędzi przepływu pracy. Aby skonfigurować elektroniczne rozwiązanie zaopatrzenia, dostawcy muszą stworzyć katalog produktów online, wraz z opisami pozycji i cenami. Użytkownicy biznesowi muszą mieć dostęp do katalogu, wybrać swoje produkty i podać metodę płatności. Wiele dużych firm posiada elektroniczny system zakupów zintegrowany z systemem finansowym.
Prawie wszystkie komputerowe systemy księgowe zawierają kilka rozwiązań zakupowych. Każdy z różnych systemów księgowych zapewnia szereg funkcjonalności w ramach systemu zamówień. Standardowe rozwiązania zaopatrzenia zapewniają narzędzia do tworzenia zapotrzebowań na zakup, zamówień, ofert i przetargów. Możliwość przetwarzania przyjęć towarów, zwrotów towarów i faktur może być częścią rozwiązania zaopatrzeniowego lub systemu księgowego. Integracja zakupów i rachunkowości wymaga znacznego nakładu pracy i może nie być możliwa we wszystkich systemach.
Dostawca będący stroną trzecią jest często kontraktowany na dostarczanie i obsługę zastrzeżonych rozwiązań zaopatrzeniowych. W tym modelu oprogramowanie zakupowe jest w pełni hostowane, zarządzane i obsługiwane przez dostawcę. Użytkownicy w firmie mają zapewnione konta użytkowników oraz możliwość wykonywania czynności zakupowych wymaganych na ich stanowisku.
Raporty z działań, oszczędności kosztów i ścieżki audytu są dostarczane kierownictwu wyższego szczebla co miesiąc lub co kwartał. Ten rodzaj rozwiązania zaopatrzenia jest popularny w małych firmach z wieloma zdalnymi biurami. Koszt wdrożenia i wsparcia internetowego rozwiązania zaopatrzenia może być zaporowo wysoki.
Kontraktowane firmy usługowe, które oferują rozwiązania w zakresie zamówień, zazwyczaj koncentrują się na dostarczaniu wiedzy specjalistycznej w zakresie tradycyjnych usług zaopatrzeniowych. Obszary te obejmują składanie ofert przetargowych, zarządzanie aukcjami, zapytania o przegląd ofert i negocjacje kontraktów. W małych i średnich firmach takie działania nie zdarzają się zbyt często. Pracownicy nie mają wystarczających możliwości rozwijania umiejętności niezbędnych do skutecznego wykonywania tych zadań. Zamówienia stanowią obszar możliwych oszczędności dla większości firm i ważne jest, aby wykorzystać odpowiednie zasoby, aby uzyskać te oszczędności.