Specjaliści ds. zasobów ludzkich są odpowiedzialni za pomaganie wszystkim pracownikom w organizacji, aby czuli się mile widziani i zmotywowani do wykonywania swojej najlepszej pracy. Specjaliści ci pomagają również rozwijać i edukować pracowników w zakresie zasad dotyczących kodeksów postępowania oraz celów kulturowych, priorytetów i wartości. Często zdarza się również, że specjaliści ds. zasobów ludzkich biorą udział w procesach rekrutacyjnych, zbierają i organizują dane pracowników oraz prowadzą negocjacje pracownicze. Niektóre z najpopularniejszych typów oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi to programy, które umożliwiają specjalistom śledzenie godzin przepracowanych przez pracowników dla celów płacowych, organizowanie aplikacji i specjalnych potrzeb lub próśb pracowników oraz śledzenie wydajności i rozwoju pracowników. Niektóre rodzaje oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi to pakiety zawierające wiele funkcji, a inne programy koncentrują się na określonych operacjach.
Kiedy oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi jest używane do celów płacowych, często zawiera interfejs, z którego korzystają wszyscy pracownicy. Na przykład jeden wspólny model może obejmować interfejs, w którym pracownicy rejestrują czas przyjścia do pracy i czas wyjścia. Po wprowadzeniu tych informacji są one przesyłane do bazy danych zasobów ludzkich. Gdy nadejdzie czas, aby specjaliści ds. zasobów ludzkich przesłali dane dotyczące płac, mogą uzyskać dostęp do informacji z oprogramowania lub przesłać informacje z bazy danych bezpośrednio do działu płac firmy.
Niektóre programy do zarządzania zasobami ludzkimi są wykorzystywane do celów rekrutacji. W niektórych przypadkach profesjonaliści mogą wybrać oprogramowanie zawierające interfejs użytkownika online, którego kandydaci mogą używać do wypełniania i przesyłania aplikacji przesyłanych bezpośrednio do bazy danych zasobów ludzkich. Wiele programów ma funkcje po stronie zasobów ludzkich, które pozwalają profesjonalistom sortować aplikacje na podstawie pozycji i poziomów obietnic.
W wielu przypadkach specjaliści ds. zasobów ludzkich wymagają czegoś więcej niż tylko aplikacji. To oprogramowanie może również umożliwiać wnioskodawcom przesyłanie życiorysów, listów motywacyjnych i listów referencyjnych. Programy mogą również umożliwiać kandydatom rejestrowanie specjalnych potrzeb, takich jak niepełnosprawność, które specjaliści ds. zasobów ludzkich mogą rejestrować w celu wykorzystania ich w przyszłości.
Ocena pracowników jest powszechną funkcją specjalistów ds. zasobów ludzkich. Mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi, które umożliwia im rejestrowanie wszystkich danych dotyczących wydajności pracowników. Na przykład za każdym razem, gdy pracownik otrzymuje naganę za spóźnienie, specjalista ds. zasobów ludzkich może zapisać te informacje w swoim programie. Podobnie może on również rejestrować wszystkie nagrody i wyróżnienia, które otrzymują pracownicy. Informacje te mogą być przydatne, gdy pracownicy są gotowi na awans lub podwyżkę.