Dyrektor ds. zakupów odpowiada za opracowanie i realizację polityki firmy, doradztwo eksperckie we wszystkich decyzjach zakupowych i kontraktowych, negocjowanie dużych zakupów oraz reagowanie na wszelkie roszczenia związane z naruszeniem prawa umów. Zaopatrzenie to kolejne określenie zakupu towarów i usług. Dyrektor ds. zakupów zazwyczaj podlega dyrektorowi finansowemu lub kontrolerowi, co zwykle oznacza, że dział jest uważany za część usług finansowych.
Zalecane szkolenie na stanowisko dyrektora ds. zakupów obejmuje czteroletnie studia policealne z zakresu biznesu, rachunkowości lub zakupów. Rolę dyrektora ds. zakupów zazwyczaj uzyskuje się po minimum 10 latach doświadczenia w pracy na stanowisku specjalisty ds. zakupów lub menedżera. Istnieje kilka stowarzyszeń zajmujących się zaopatrzeniem, które zapewniają kandydatom dodatkowe szkolenia i profesjonalne wyznaczenie. Te oznaczenia różnią się w zależności od stanu i są przyznawane na podstawie kombinacji wykształcenia i doświadczenia.
Główna odpowiedzialność dyrektora ds. zakupów jest związana ze strategią i zarządzaniem. Od niego oczekuje się zdefiniowania szeregu zasad i procedur, które stanowią podstawę wszelkich interakcji między firmą a dostawcami. Poziomy zatwierdzeń wewnętrznych, wystawianie zamówień zakupu, regulaminy i szereg powiązanych pozycji określa dyrektor ds. zakupów.
Prawo umów jest dość skomplikowane, a duża jego część dotyczy bezpośrednio umów „A” i „B”. Te dwa rodzaje umów służą wyjaśnieniu wstępnej, ustnej umowy między kupującym a sprzedającym oraz ostatecznej, pisemnej umowy. Oba są prawnie wiążące, a działania i komunikacja, które mają miejsce między tymi dwiema datami, mają kluczowe znaczenie w każdym procesie rozstrzygania sporów. Obowiązkiem dyrektora ds. zakupów jest bycie na bieżąco z najnowszymi decyzjami prawnymi i udzielanie firmie fachowych porad w oparciu o te informacje.
Duże zakupy są zazwyczaj negocjowane przez dyrektora w imieniu firmy. Negocjacje te to zazwyczaj wieloletnie kontrakty o znacznej wartości w dolarach. Dyrektor jest odpowiedzialny za spotkanie z wewnętrznymi zasobami w celu ustalenia ich wymagań, omówienia budżetu, harmonogramu, terminów dostaw i wszelkich innych elementów, które muszą być zawarte w umowie. W zależności od branży dyrektor zakupów może nie mieć ostatecznego upoważnienia do podpisywania dużych kontraktów. Struktura organizacyjna może wymagać ostatecznego zatwierdzenia każdego kontraktu przez radę dyrektorów, dyrektora finansowego lub prezesa firmy.
W przypadku jakichkolwiek sporów biznesowych związanych z umowami lub zakupami, dyrektor ds. zakupów jest odpowiedzialny za wstępny przegląd. Wiele sporów można rozwiązać za pomocą umiejętnych negocjacji, zanim staną się kwestią prawną. Wszelkie wniesione pozwy sądowe, które są związane z prawem umów, są sprawdzane przez dyrektora ds. zakupów w celu wprowadzenia danych i komentarzy, zanim zostaną sprawdzone przez prawnika firmy.