Różne rodzaje stosowanych formatów ofert zależą od branży i jej unikalnych wymagań. Istnieją cztery ogólne formaty używane podczas tworzenia oferty biznesowej: wycena usług, odpowiedź na zapytanie ofertowe, propozycja usług biznesowych i propozycja budowy. Te różne formaty ofert mają na celu zapewnienie struktury dla firm, które chcą być brane pod uwagę przy konkretnym kontrakcie. Formaty nie są regulowane, więc mogą się nieznacznie różnić w zależności od firmy, w zależności od ich wymagań.
Wstępny format oferty dostarcza potencjalny klient, który wystawił zapytanie ofertowe (RFP). Ten dokument służy do dostarczania szczegółowych specyfikacji szerokiemu gronu dostawców. Dostawca jest odpowiedzialny za przejrzenie RFP, ustalenie, czy jest w stanie spełnić wymagania klienta i przygotowanie odpowiedzi. Wszystkie propozycje i odpowiedzi mają formę pisemną i stanowią część prawnej umowy między dostawcą a klientem.
Wycena usług zawiera informacje o firmie usługowej, szczegółową odpowiedź na dokument RFP. W niniejszym dokumencie znajduje się szczegółowa lista usług, które firma może świadczyć oraz wszelkich usług, które byłyby świadczone przez podwykonawcę. Zazwyczaj propozycje usług obejmują sekcję dotyczącą bieżących wymagań dotyczących usług, bieżącej umowy serwisowej i umowy dotyczącej poziomu usług (SLA). Szczegółowa w SLA jest lista dokładnych usług, które mają być świadczone i na jakim poziomie wiedzy. Dostępne daty zasobów, kopie życiorysów, referencje klientów i referencje są również powszechne w tego typu formacie propozycji.
Odpowiedź na format propozycji RFP jest zwykle podyktowana samym RFP. Szczegółowa sekcja odpowiedzi musi być sformatowana zgodnie z rzeczywistym zapytaniem ofertowym. Celem tego typu formatowania jest zapewnienie, że klienci mogą łatwo porównać swoje żądanie z odpowiedzią, odnotowując wszelkie rozbieżności lub pytania na podstawie szczegółowych informacji.
Format propozycji usług biznesowych jest bardziej typowy dla prezentacji sprzedażowej. Nie jest niczym niezwykłym, że propozycja jest połączeniem spotkań i pisemnej odpowiedzi. Broszury serwisowe, ogólne przeglądy i referencje od poprzednich klientów stanowią podstawowy materiał w tym formacie. Należy zauważyć, że szczegóły dotyczące wyceny i dostawy są zazwyczaj elementami do negocjacji, przy czym przed przygotowaniem ostatecznej umowy wymagane jest wiele iteracji.
Propozycje budowy są bardzo szczegółowymi dokumentami i zawsze zawierają plany, dokumenty specyfikacji i szczegółowe harmonogramy. Oprócz tego poziomu szczegółowości, często jest renderowany przez artystę proponowany produkt lub trójwymiarowy model, aby pomóc klientom zwizualizować efekt końcowy.