Dystrybutor detaliczny działa jako pośrednik między konsumentami a producentami. Najczęściej, gdy producent wytwarza produkt, producent nie sprzedaje produktu bezpośrednio użytkownikowi końcowemu. Zamiast tego produkt jest sprzedawany w dużych ilościach dystrybutorowi detalicznemu, który następnie sprzedaje produkty w sklepie detalicznym.
Producenci odnoszą się do osób lub korporacji, które składają lub wytwarzają dany produkt. Znaczna część produkcji odbywa się w krajach, w których koszty pracy są niższe, takich jak Chiny czy Filipiny. Produkty te są następnie eksportowane do innych krajów, w których są sprzedawane.
Producenci, którzy produkują produkty – czy to na morzu, czy w kraju, w którym produkt będzie ostatecznie sprzedawany – tworzą w ten sposób sieć dystrybutorów detalicznych, którzy zajmują się sprzedażą produktu konsumentowi. Producent może zawrzeć umowę dystrybucji na wyłączność, w ramach której zezwala na sprzedaż swoich produktów tylko jednej firmie. Najczęściej jednak producenci mają umowy dystrybucyjne z wieloma różnymi dystrybutorami detalicznymi.
Kiedy dystrybutor detaliczny kupuje produkt, płaci cenę hurtową. Jest to koszt, który jest niższy ze względu na wielkość zakupu produktu. Ogólnie rzecz biorąc, im większy jest dystrybutor, tym większy rabat ilościowy może uzyskać na dany produkt. Zjawisko to może utrudnić konkurowanie mniejszym dystrybutorom detalicznym, ponieważ ostatecznie płacą oni więcej za swoje zapasy.
Dystrybutor detaliczny odbiera produkty, a następnie wycenia je. Producent może ustalić sugerowaną cenę, za jaką dystrybutor sprzedaje produkt. Alternatywnie dystrybutorzy mogą ustalać własne ceny na dany towar. Dystrybutorzy detaliczni zawsze ustalają ceny towarów na wyższą kwotę w dolarach niż zapłacili za przedmiot. W ten sposób dystrybutor zarabia pieniądze. Niektórzy producenci ustalają limit cenowy, którego producenci nie mogą przekroczyć lub obniżyć poniżej, aby kontrolować dystrybucję i reputację marki danego produktu.
Konsument kupuje następnie przedmiot od dystrybutora detalicznego po wyższej cenie lub marży. Konsument, który chce uniknąć płacenia tej premii za korzystanie z pośrednika, może rozważyć zakup przedmiotów poprzez sprzedaż bezpośrednią lub bezpośrednio od produktów producenta. Nie jest to jednak możliwe w przypadku wszystkich towarów konsumpcyjnych.
Sprzedawcy detaliczni mogą mieć umowę, w ramach której w określonych okolicznościach mogą zwrócić niesprzedane produkty producentom. Jest to powszechne na przykład w branży księgarskiej, w której księgarnie mogą zwracać niesprzedane egzemplarze książek. W innych sytuacjach, gdy dystrybutor kupi przedmiot, należy go sprzedać. Jeśli produkt nie zostanie sprzedany po cenie, na której jest oznaczony, sprzedawca będzie musiał zlikwidować przedmiot po niższej cenie, aby odzyskać część lub całość kosztów inwestycji w zakup produktu.