Starszy asystent administracyjny to specjalista ds. administracyjnych, który pomaga jednemu lub kilku członkom kierownictwa w organizacji i może również nadzorować personel administracyjny na poziomie podstawowym. Wraz z rozwojem organizacji obserwuje się wzrost liczby zadań administracyjnych i wymaga więcej niż jednego pracownika administracyjnego. W takiej organizacji wymagana jest zazwyczaj wyższa rola, aby ściśle współpracować z kierownictwem i pełnić funkcje administracyjne, które wiążą się z wyższym poziomem odpowiedzialności niż w przypadku pracowników na poziomie podstawowym.
Kierownictwo lub menedżerowie organizacji często wymagają starszego asystenta administracyjnego lub asystenta wykonawczego, aby działał jako ich „strażnik” lub przedstawiciel. Podczas gdy recepcjonista lub recepcjonista organizacji może witać przychodzących rozmówców i gości, starszy administrator jest często kolejnym punktem kontaktowym dla tych, którzy chcą skontaktować się z kierownictwem. Osoby te często zarządzają harmonogramami, planami podróży i innymi spotkaniami dla menedżerów z różnych działów, czy to marketingu, IT czy zasobów ludzkich.
Ponieważ mają tendencję do reprezentowania kierownictwa organizacji zarówno w korespondencji pisemnej, jak i ustnej, najważniejszą kwalifikacją dla osób na tym stanowisku jest to, że mają dobre umiejętności komunikacyjne. W tym charakterze do ich obowiązków może należeć sporządzanie listów i e-maili, prowadzenie rozmów telefonicznych i sporządzanie stenogramów. Starszy asystent administracyjny powinien również posiadać ogólną wiedzę praktyczną na temat wszystkich działów w organizacji. To przygotuje go do obsługi ogólnych zapytań, które może otrzymać, lub skieruje je do odpowiedniego personelu działu.
Aby zostać starszym asystentem administracyjnym, należy mieć połączone doświadczenie zarówno w ogólnej administracji biurowej, jak i w konkretnej branży organizacji. W tym sensie idealni kandydaci to często początkujący specjaliści administracyjni, którzy są już zatrudnieni w organizacji i szukają awansu. W zależności od wartości organizacji, niektóre stanowiska wyższego szczebla mogą kłaść duży nacisk na kwalifikacje akademickie, podczas gdy inne mogą być bardziej zainteresowane profesjonalnym przygotowaniem administracyjnym kandydata. Kandydaci, którzy nie mają doświadczenia w administracji, ale mają doświadczenie akademickie w pokrewnych dziedzinach, takich jak pisanie na maszynie lub kursy sekretarskie, mogą być lepiej przygotowani na zatrudnienie administracyjne na poziomie podstawowym przed złożeniem wniosku o stanowisko wyższego szczebla.