Η σχέση μεταξύ πωλήσεων και διαχείρισης αποθεμάτων είναι σημαντική επειδή ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να γνωρίζει τι απόθεμα έχει μόνο εάν γνωρίζει τι αγόρασε και τι πούλησε. Η σωστή καταγραφή των πωλήσεων ενημερώνει τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης όταν εξαντλεί ένα είδος στο απόθεμά του, εάν πρέπει να επαναφορτίσει το προϊόν και, αν ναι, πόσο να αγοράσει. Η σωστή τήρηση αρχείων κάθε φορά που πραγματοποιείται μια πώληση μπορεί να διευκολύνει αυτή τη διαδικασία. Μπορεί επίσης να βοηθήσει τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης να παρακολουθεί την κερδοφορία του και να λαμβάνει αποφάσεις για το μέλλον της επιχείρησης.
Η διαχείριση των αποθεμάτων περιλαμβάνει τον υπολογισμό των αγορών πρώτων υλών που τελικά θα μετατραπούν σε αγαθά προς πώληση και των ειδών που αγοράζονται για άμεση μεταπώληση. Οι πρώτες ύλες μεταφέρονται σε έναν ενδιάμεσο λογαριασμό σε εξέλιξη ενώ χρησιμοποιούνται για κατασκευή. Στη συνέχεια, τα αντικείμενα μεταφέρονται στην κατηγορία των τελικών προϊόντων και πωλούνται. Τα προκατασκευασμένα αντικείμενα τοποθετούνται αμέσως στον κατάλληλο λογαριασμό αποθέματος μετά την παραλαβή και τον έλεγχο. Από εδώ, οι πωλήσεις και η διαχείριση αποθεμάτων αντιμετωπίζονται ταυτόχρονα καθώς το εισόδημα καταγράφεται και το προϊόν αφαιρείται από τα τελικά προϊόντα.
Όταν ένας συνεργάτης πωλήσεων καταγράφει μια συναλλαγή, τα υπόλοιπα αποθέματος προσαρμόζονται ξανά. Οι μόνες άλλες περιπτώσεις κατά τις οποίες ένα προϊόν αφαιρείται από την απογραφή στο σημείο πώλησης είναι ζημιά ή κλοπή. Για τη σωστή κατανομή εσόδων και ζημιών, η σύνδεση μεταξύ πωλήσεων και διαχείρισης αποθεμάτων πρέπει να είναι ισχυρή και οι συνεργάτες πρέπει να συμμορφώνονται με τυχόν απαιτήσεις αποθέματος σχετικά με πωλήσεις, ζημιές και κλοπές.
Υπάρχει μόνο μία ευκαιρία για μια εταιρεία-ειδικά μια μεγάλη με πολλά είδη προς πώληση-να καταγράψει συναλλαγές σημείου πώλησης (POS) και να προσαρμόσει τα επίπεδα αποθέματος. Δεν μπορεί να αναμένεται από τους συνεργάτες να θυμούνται κάθε συναλλαγή, οπότε ένα αξιόπιστο σύστημα είναι απαραίτητο. Τα περισσότερα συστήματα POS είναι ενσωματωμένα με ένα σύστημα παρακολούθησης αποθέματος και οι γραμμικοί κώδικες διασφαλίζουν ότι κάθε προϊόν έχει λογιστικοποιηθεί σωστά. Όσο κάθε αντικείμενο σαρώνεται ή καταγράφεται σωστά, τα επίπεδα αποθέματος θα διατηρούνται με ακρίβεια. Τα κατεστραμμένα αντικείμενα πρέπει να αφαιρεθούν χειροκίνητα από το απόθεμα, όπως και τα αντικείμενα που χάνονται λόγω γνωστής κλοπής.
Παρόλο που υπάρχουν άλλοι τρόποι προσαρμογής του αποθέματος μετά την πώληση, η καλύτερη μέθοδος είναι να δημιουργηθεί μια εύκολη διαδικασία POS και να ενισχυθεί μια ισχυρή κατανόηση μεταξύ των συνεργατών πωλήσεων και των συνεργατών διαχείρισης αποθέματος. Ενώ ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι σημαντικός για τη διατήρηση ενός συστήματος ελέγχου και ισορροπίας, κάθε τμήμα πρέπει να κατανοεί όλες τις σχετικές διαδικασίες σε βασικό επίπεδο, αν όχι υψηλότερο. Τόσο τα τμήματα πωλήσεων όσο και τα τμήματα διαχείρισης αποθεμάτων πρέπει να συνεργαστούν για να διασφαλίσουν ότι τα είδη λογιστικοποιούνται σωστά. Ανακριβή στοιχεία πωλήσεων και επίπεδα αποθέματος μπορεί να οδηγήσουν σε διογκωμένες καταστάσεις κερδών και τελικά να επηρεάσουν την υγεία και τη μακροζωία της εταιρείας.
SmartAsset.