Τα οφέλη ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης είναι πολλά και περιλαμβάνουν μειωμένο κόστος για την εταιρεία, οφέλη για το περιβάλλον και αυξημένη ευκολία διαλογής και εύρεσης και μετακίνησης εγγράφων. Η αρχική διαδικασία δημιουργίας ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης μπορεί να είναι λίγο πιο δύσκολη, αλλά πολλά γραφεία διαπιστώνουν ότι ένα γραφείο χωρίς χαρτί, ή ακόμα και ένα γραφείο ημι-χαρτιού, είναι επωφελές για την εταιρεία με την πάροδο του χρόνου. Ένα άλλο από τα οφέλη ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης όπως αυτό είναι ότι επιτρέπει στο γραφείο να λειτουργεί σε μικρότερο περιβάλλον, επειδή δεν απαιτείται πολύς χώρος για την αποθήκευση εγγράφων σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης χαρτιού.
Ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης, στο οποίο τα έγγραφα είτε σαρώνονται σε υπολογιστή είτε απλώς δημιουργούνται στον υπολογιστή στην αρχή, μπορεί να δημιουργηθεί σε πολλά διαφορετικά περιβάλλοντα γραφείου. Τα έγγραφα μπορούν να εκτυπωθούν εάν είναι απαραίτητο, όπως να αποσταλούν σε πελάτη, αλλά διαφορετικά οι υπάλληλοι του γραφείου μπορούν να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα στον υπολογιστή χωρίς να χρειάζονται σπατάλη χαρτιού. Ο περιορισμός της χρήσης χαρτιού και εκτυπωτή μπορεί να εξοικονομήσει πολλά χρήματα για την εταιρεία. Επιπλέον, είναι πολύ πιο ευεργετικό για το περιβάλλον. ακόμη και αν ένα γραφείο ανακυκλώνει το μεγαλύτερο μέρος του χαρτιού του, η παραγωγή χαρτιού εξακολουθεί να προκαλεί βλάβη στο περιβάλλον.
Η αποθήκευση ενός ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου σε σκληρούς δίσκους. Αυτό επιτρέπει την αποθήκευση χιλιάδων εγγράφων σε μια μικρή περιοχή, εξοικονομώντας πολύτιμο χώρο γραφείου. Οι σκληροί δίσκοι συνεχίζουν να αυξάνονται σε μέγεθος αποθήκευσης ενώ μειώνονται σε φυσικό μέγεθος, κάτι που αποτελεί ακόμη ένα πλεονέκτημα. Επιπλέον, αντίγραφα εγγράφων μπορούν να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας σε πολλούς άλλους σκληρούς δίσκους σε ξεχωριστές τοποθεσίες για λόγους ασφαλείας και μπορούν να γίνουν πιο ασφαλείς με τη χρήση εργαλείων όπως κωδικοί πρόσβασης και κρυπτογράφηση. Η αναζήτηση και η παραλαβή εγγράφων γίνεται πολύ πιο εύκολη.
Η αναζήτηση σε σκληρό δίσκο διαρκεί συνήθως, το πολύ, λίγα λεπτά. Το έγγραφο μπορεί στη συνέχεια να είναι εύκολα προσβάσιμο και να τροποποιηθεί, να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να εκτυπωθεί όπως απαιτείται. Ορισμένες εταιρείες διαπιστώνουν ότι δεν μπορούν να μείνουν εντελώς χωρίς χαρτί, αλλά ακόμη και η μείωση της χρήσης χαρτιού, όπως η χρήση ψηφιακού συστήματος αρχειοθέτησης για την αποθήκευση νεότερων εγγράφων, μπορεί να κάνει τη διαφορά. Τα γραφεία που θέλουν να εφαρμόσουν ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης θα πρέπει να αποκτήσουν πρόσθετα εργαλεία όπως σαρωτές και μπορεί να χρειαστεί αρκετός χρόνος για τη μετατροπή εγγράφων σε ψηφιακές φόρμες, αλλά μόλις εγκατασταθεί το σύστημα, γίνεται σχετικά εύκολο να διατηρηθεί.
SmartAsset.