Η διαδικασία διαπραγμάτευσης είναι μια σύνθετη σειρά ενεργειών που επιδιώκει να παράσχει ένα αμοιβαία αποδεκτό αποτέλεσμα σε δύο διαφωνούντα μέρη. Επίσημες διαπραγματεύσεις μπορούν να διεξαχθούν με τη βοήθεια εκπαιδευμένου διαμεσολαβητή που χρησιμεύει ως αμερόληπτο τρίτο μέρος στην πλοήγηση των υπό εξέταση ζητημάτων. Για έναν επαγγελματία διαπραγματευτή, η διαδικασία μπορεί να ακολουθήσει μια σειρά οριστικών βημάτων. Ωστόσο, οι διαπραγματεύσεις μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν σε πιο ανεπίσημο επίπεδο και η διαδικασία σε αυτές τις περιπτώσεις μπορεί να γίνει λιγότερο δομημένη.
Το πρώτο βήμα σε οποιαδήποτε διαδικασία διαπραγμάτευσης περιλαμβάνει την κατανόηση του υπό εξέταση ζητήματος. Αυτό το βήμα πραγματοποιείται συχνά πριν τα δύο μέρη ξεκινήσουν επίσημες συνομιλίες. Κάθε πλευρά πρέπει να έρθει στις διαπραγματεύσεις με μια σαφή ιδέα για το τι είναι η σύγκρουση και τι θέλει να κερδίσει από τη διαδικασία.
Μετά τις διαπραγματεύσεις, το επόμενο βήμα είναι η κάθε πλευρά να παρουσιάσει την υπόθεσή της. Αυτό περιλαμβάνει την εξήγηση ποιος είναι ο στόχος του ατόμου, τι θέλει να κερδίσει και τι είναι διατεθειμένος να προσφέρει σε αντάλλαγμα. Και οι δύο πλευρές πρέπει να ακούσουν η μία την άλλη για να προχωρήσουν επιτυχώς οι διαπραγματεύσεις. Εάν είναι παρών ένας διαμεσολαβητής, θα λάβει υπόψη του προσεκτικά αυτές τις διαδικασίες προκειμένου να προσφέρει δημιουργικές λύσεις που μπορεί να λειτουργήσουν και για τα δύο μέρη.
Το μεγαλύτερο μέρος της διαπραγματευτικής διαδικασίας είναι μια συνεχής μπρος-πίσω ιδεών, επιλογών, ακόμη και διαφωνιών μεταξύ των δύο πλευρών. Η πρώτη λύση που προσφέρεται είναι σπάνια η τελική επιλογή. Αυτό το μέρος της διαδικασίας ποικίλλει σημαντικά ανάλογα με τον τύπο των διαπραγματεύσεων που διεξάγονται. Εάν εμπλέκεται ένας διαπραγματευτής, θα διευθύνει αυτό το στάδιο της διαδικασίας προσφέροντας διάφορες λύσεις και συνεχώς συνεργαζόμενη με τα δύο μέρη για την εξεύρεση αμοιβαία αποδεκτής συμφωνίας.
Αυτό το βήμα της διαδικασίας διαπραγμάτευσης, όπου τα διαφωνούντα μέρη αφιερώνουν χρόνο για να εξερευνήσουν διάφορες λύσεις, μπορεί να πραγματοποιηθεί σε πολλές συνεδρίες. Οι επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις για μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να χρειαστούν εβδομάδες πριν βρεθεί μια αποδεκτή λύση. Για μικρότερες διαπραγματεύσεις, όπως ζητήματα μεταξύ δύο γραφείων μεταξύ δύο συναδέλφων, αυτό το βήμα μπορεί να είναι πολύ πιο εύκολο, περιλαμβάνοντας μόνο μια σύντομη συζήτηση πριν από την επίτευξη συμφωνίας.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία εξεύρεσης λύσης, οι διαπραγματεύσεις μπαίνουν στα τελικά βήματα της διαδικασίας. Η συμφωνία ορίζεται σαφώς και για τα δύο μέρη, συχνά με γραπτή σύμβαση. Αυτό το έγγραφο εξετάζεται διεξοδικά και τροποποιείται όπως απαιτείται μέχρι να ικανοποιήσει όλους τους εμπλεκόμενους. Μόλις η σύμβαση γίνει αποδεκτή και υπογραφεί και από τα δύο μέρη, πρέπει να ολοκληρωθούν τα βήματα που αναφέρονται.
Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία των διαπραγματεύσεων είναι η εκπλήρωση της συμφωνίας. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο το εμπόριο αγαθών και ο χωρισμός. Σε πιο σύνθετες διαπραγματεύσεις, η λύση μπορεί να είναι μια πιο μακροπρόθεσμη δέσμευση ή μια εταιρική συνεργασία μεταξύ δύο μερών. Εάν σε οποιοδήποτε σημείο η συμφωνία δεν λειτουργεί πλέον για το ένα ή και για τα δύο μέρη, οι διαπραγματεύσεις μπορεί να ξεκινήσουν ξανά στην αρχή για την τροποποίηση της σύμβασης και την εξεύρεση καλύτερης, πιο βιώσιμης λύσης.