Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να εργάζεται απευθείας υπό έναν ανώτερο διαχειριστή ή μπορεί να εργάζεται ως βοηθός σε μια ομάδα διαχειριστών. Αυτή η θέση υπάρχει σε πολλούς τομείς και βιομηχανίες, από τον στρατό έως τον αρχιτεκτονικό σχεδιασμό. Οι αρμοδιότητες των διοικητικών βοηθών συχνά περιλαμβάνουν καθήκοντα γραφείου, αλλά μπορεί να περιλαμβάνουν πιο εξειδικευμένα καθήκοντα σε ορισμένους κλάδους.
Το να ξοδεύετε πολύ χρόνο στον υπολογιστή είναι συχνά μέρος της δουλειάς ενός διοικητικού βοηθού. Είναι πιθανό ότι θα κάνει πολύ δακτυλογράφηση. Τα έγγραφα που μπορεί να πληκτρολογήσει θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν αναφορές ή αλληλογραφία από ανώτερο διαχειριστή σε τρίτο μέρος. Μερικές φορές, μπορεί να πληκτρολογήσει από πρόχειρα ή σημειώσεις που της παρέχονται. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να της ζητηθεί να γράψει η ίδια τα υλικά.
Οι αρμοδιότητες των διοικητικών βοηθών μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν αναθεώρηση της εργασίας που έχει παραχθεί από άλλους. Ορισμένοι ανώτεροι διαχειριστές απαιτούν από τους διοικητικούς βοηθούς τους να διαβάζουν έγγραφα και εκθέσεις που έχουν συνταχθεί από άλλα μέλη του προσωπικού. Μπορεί να απαιτείται ο διοικητικός βοηθός να επισημάνει λάθη ή τομείς όπου η γλώσσα είναι πολύ τεχνική για ένα γενικό κοινό.
Η απάντηση σε αιτήματα, ερωτήσεις και παράπονα μπορεί επίσης να περιλαμβάνεται στη λίστα των αρμοδιοτήτων διοικητικού βοηθού. Οι ανώτεροι διαχειριστές είναι συχνά πολύ απασχολημένοι για να επικοινωνούν με όλους όσους χρειάζονται προσοχή. Οι βοηθοί τους συνήθως τους απαλλάσσουν από αυτά τα βάρη απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ελέγχοντας κλήσεις και διαβάζοντας την αλληλογραφία τους.
Ο προγραμματισμός είναι μια άλλη εργασία που συνήθως ανατίθεται σε έναν βοηθό διοίκησης. Πολλοί ανώτεροι διαχειριστές βασίζονται στους βοηθούς τους για να τους κρατήσουν οργανωμένους. Ο βοηθός είναι συχνά αυτός που προγραμματίζει συναντήσεις, ραντεβού και συνεντεύξεις. Παρόλο που ο ανώτερος διαχειριστής είναι ανώτερός της, ο βοηθός μπορεί να προτείνει έντονα να γίνουν ορισμένες δραστηριότητες σε συγκεκριμένο χρόνο ή να αναβληθούν για μεταγενέστερη ημερομηνία.
Δεδομένου ότι ένας ανώτερος διαχειριστής δεν μπορεί να βρίσκεται παντού όπου χρειάζεται, οι αρμοδιότητες του διοικητικού βοηθού μπορεί να περιλαμβάνουν την υποκατάσταση. Είναι σύνηθες για τους διοικητικούς βοηθούς να απαιτείται να παρακολουθούν συναντήσεις και να ενημερώνουν τον ανώτερο διαχειριστή μετά. Ο βοηθός μπορεί επίσης να χρειαστεί να συναντήσει ορισμένους πελάτες ή επιχειρηματικούς συνεργάτες. Μπορεί να εξουσιοδοτηθεί να λαμβάνει ορισμένες αποφάσεις για λογαριασμό του προϊσταμένου της ή μπορεί απλώς να της ζητηθεί να μεταφέρει τα κυριότερα σημεία της συζήτησης.
Μια διοικητική βοηθός μπορεί επίσης να διαπιστώσει ότι πρέπει να κάνει πολλή έρευνα. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα κανονικό μέρος των καθηκόντων της ή ένα περιστασιακό αίτημα. Οι ανώτεροι διαχειριστές είναι συχνά υπεύθυνοι για διάφορες εκθέσεις, έργα και προτάσεις που πρέπει να ολοκληρωθούν σε ορισμένες προθεσμίες. Μπορεί να τους είναι αδύνατο να συγκεντρώσουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται και να συνθέσουν το απαιτούμενο υλικό.
Άλλες αρμοδιότητες διοικητικού βοηθού μπορεί να μοιάζουν με ασήμαντες εργασίες. Όταν υπάρχουν συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να χρειαστεί να οργανώσει γεύμα. Μπορεί να της ζητηθεί να φτιάξει ή να φέρει καφέ όταν χρειάζεται. Μπορεί επίσης να της ανατεθούν εργασίες όπως η μετάβαση στο ταχυδρομείο, η υπογραφή για τις παραδόσεις και η κατάθεση.
SmartAsset.