Οι θέσεις διαχείρισης γνώσης συμβάλλουν στη δημιουργία συγκεντρωτικών σημείων αναφοράς για ολόκληρο το σύνολο των ανθρώπινων πληροφοριών που διαθέτει μια εταιρεία ή οργανισμός μέσω του προσωπικού της, που κυμαίνεται από στελέχη μέχρι τις πιο κατώτερες θέσεις. Υπάρχουν διάφοροι τύποι θέσεων εργασίας σε μια οργάνωση που μπορούν να βοηθήσουν στην επίτευξη αυτών των στόχων, αλλά αυτό είναι ένα πεδίο που βρίσκεται ακόμη σε εξέλιξη, πράγμα που σημαίνει ότι πολλοί οργανισμοί συνεχίζουν να επικεντρώνονται στον καθορισμό των περιγραφών και των τίτλων εργασίας.
Τα άτομα που ακολουθούν επαγγελματική σταδιοδρομία έχουν συνήθως περιγραφές θέσεων εργασίας που υποστηρίζουν την κύρια προϋπόθεση του τμήματος, η οποία περιλαμβάνει την αναζήτηση όλων των εγγράφων και των ηλεκτρονικών αρχείων ενός οργανισμού για πληροφορίες που θα μπορούσαν να συμβάλουν στη μελλοντική επιτυχία, συνέντευξη εργαζομένων για τη συλλογή βασικών πληροφοριών που δεν έχουν γραφτεί καταγεγραμμένα ή τεκμηριωμένα, οργανώνοντας τα πάντα σε εύκολα κατανοητά πακέτα επικοινωνίας και, στη συνέχεια, μοιράζοντας τις πληροφορίες εντός του οργανισμού.
Αυτοί οι τίτλοι εργασίας γίνονται όλο και πιο σημαντικοί καθώς πολλοί νεογέννητοι πλησιάζουν την ηλικία συνταξιοδότησης, πράγμα που σημαίνει ότι αυτοί οι εργαζόμενοι δεν θα είναι πλέον στο γραφείο για να παρέχουν συγκεκριμένες γνώσεις της εταιρείας. Οι επιχειρήσεις δημιουργούν νέες θέσεις εργασίας στη διαχείριση γνώσης ή επεκτείνουν αυτές που έχουν προς το παρόν για να το αντιμετωπίσουν. Οι περισσότερες θέσεις εργασίας στον τομέα εμπίπτουν στον τομέα της έρευνας και έναν τίτλο παρόμοιο με τον αναλυτή διαχείρισης γνώσης. Τέτοιοι αναλυτές, όπως τα αντίστοιχα της τεχνολογίας της πληροφορίας ή των ΤΠ, καλούνται συχνά να διερευνήσουν τις ανάγκες ενός έργου, να καθορίσουν απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιηθούν για την ικανοποίηση των αναγκών και να βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας που εφαρμόζουν λύσεις.
Ενδέχεται να απαιτείται από έναν αναλυτή να κάνει έρευνα, να συλλέξει και να εισαγάγει δεδομένα, να εκτελέσει τυπικές και οπτικές σαρώσεις αναγνώρισης χαρακτήρων εγγράφων, προσωπική συνέντευξη από υπαλλήλους και να συμμετάσχει σε συνεδρίες ηχογράφησης. Επίσης, συχνά ζητείται από τους αναλυτές να υποστηρίξουν τα μέλη της ομάδας σε άλλες εργασίες διαχείρισης γνώσεων, όπως τεχνικούς συγγραφείς, μηχανικούς/προγραμματιστές λογισμικού, ειδικούς επιστήμης βιβλιοθηκών και διαχειριστές βάσεων δεδομένων.
Οι τυπικοί ρόλοι υποστήριξης μπορεί να περιλαμβάνουν ευρετηρίαση, καταλογογράφηση, οργάνωση, βελτίωση, σύνοψη, εξόρυξη δεδομένων και δημοσίευση δεδομένων. Η εξόρυξη δεδομένων είναι η χρήση εξελιγμένων τεχνικών και εργαλείων υψηλής τεχνολογίας για την αποκάλυψη πληροφοριών που διαφορετικά θα περνούσαν απαρατήρητες.
Οι θέσεις διαχείρισης γνώσης σε εποπτικό και ανώτερο επίπεδο τείνουν να έχουν τους ίδιους τίτλους και ευθύνες με παρόμοιες θέσεις εργασίας σε γενικές επιχειρήσεις και πληροφορική. Οι δύο κύριες διαφορές είναι ότι οι τίτλοι προηγούνται γενικά από τη “διαχείριση γνώσης” και οι θέσεις εργασίας απαιτούν συνήθως ειδική εμπειρία στον τομέα. Τα επιθυμητά προσόντα για μια θέση σε επίπεδο διευθυντή συχνά αναζητούν κάποιον με ισχυρά διαπιστευτήρια στη διοίκηση επιχειρήσεων, υπόβαθρο στην τεχνολογία των πληροφοριών, ερευνητική εμπειρία ειδικά στη διαχείριση γνώσης και αποδεδειγμένες ικανότητες διαχείρισης. Αυτό το μοτίβο τίτλων και προσόντων εργασίας συνεχίζει συνήθως μέχρι την κορυφαία θέση στον τομέα για τους οργανισμούς που το έχουν: επικεφαλής υπεύθυνου γνώσης.