Ο συντονιστής εγγράφων είναι ένας επαγγελματίας που βοηθά στη σωστή καταγραφή και κατάθεση διαφόρων τύπων εγγράφων που σχετίζονται με επιχειρήσεις. Αυτά τα έγγραφα μπορεί να περιλαμβάνουν τιμολόγια, αλληλογραφία πελατών, εσωτερικά υπομνήματα και ιδιόκτητα έγγραφα, ακόμη και αποδείξεις που σχετίζονται με τις απαιτήσεις ή τις απαιτήσεις. Παράλληλα με την οργάνωση εγγράφων για αποθήκευση και εύκολη ανάκτηση, ένας συντονιστής εγγράφων μπορεί επίσης να συνεργαστεί στενά με άλλους στην εταιρεία για να βοηθήσει στη συναρμολόγηση νέων εγγράφων, όπως προτάσεις που προετοιμάζονται για εξέταση από υποψήφιους πελάτες.
Οι γενικές ευθύνες απαιτούν πλήρη γνώση και κατανόηση των συστημάτων αρχειοθέτησης που χρησιμοποιούνται στο χώρο εργασίας. Αυτό περιλαμβάνει τόσο τις μεθοδολογίες που χρησιμοποιούνται για την οργάνωση και αρχειοθέτηση έντυπων αντιγράφων βασικών εγγράφων, όσο και τον τρόπο οργάνωσης ηλεκτρονικών εγγράφων σε κάποιο είδος εικονικού αποθετηρίου, όπως σε προστατευμένα αρχεία που βρίσκονται σε διακομιστή. Για το σκοπό αυτό, ο συντονιστής πρέπει να έχει τη δυνατότητα να οργανώνει λογικά τα δεδομένα έτσι ώστε όλα τα έγγραφα να μπορούν να ανακτηθούν όταν και όταν είναι απαραίτητο.
Άλλα καθήκοντα που σχετίζονται με το έργο ενός συντονιστή εγγράφων μπορεί να περιλαμβάνουν κωδικοποίηση και διασταύρωση εγγράφων καθώς και αρχειοθέτησή τους σε συγκεκριμένες ακολουθίες και λογικές ρυθμίσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο συντονιστής θα είναι επίσης υπεύθυνος για τη διαχείριση ερωτημάτων σχετικά με τα δεδομένα που βρίσκονται στα έγγραφα και τη δυνατότητα ανάκτησης του σωστού εγγράφου ή συνόλου εγγράφων κατόπιν αιτήματος. Η διατήρηση ενός βασικού αποθέματος για το ποια έγγραφα περιέχονται σε αυτό το απόθεμα και πού μπορούν να βρεθούν, είναι επίσης μια εργασία που συνήθως ανατίθεται σε έναν συντονιστή εγγράφων.
Δεδομένου ότι ένας συντονιστής εγγράφων μπορεί να έρθει σε επαφή με ηλεκτρονικά και έντυπα έγγραφα που περιέχουν ιδιόκτητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες, η ασφάλεια για αυτό το είδος εργασίας είναι συχνά αρκετά υψηλή. Αυτό παίρνει τη λειτουργία του συντονιστή κάπως πέρα από τη σφαίρα ενός υπαλλήλου αρχείων, ο οποίος μπορεί να ανατεθεί σε αρχεία που δεν θεωρούνται εμπιστευτικά. Δεν είναι ασυνήθιστο για άτομα όπως εκτελεστικούς διαχειριστές να λειτουργούν ως συντονιστές, δημιουργώντας και διατηρώντας συστήματα αρχειοθέτησης ειδικά για τα στελέχη με τα οποία συνεργάζονται στενά.
Η κατάρτιση για εργασία ως συντονιστής εγγράφων ποικίλλει, ανάλογα με το εύρος των αρμοδιοτήτων που ο εργοδότης επιλέγει να συσχετίσει με τη θέση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αρκούν οι βασικές δεξιότητες γραφείου, όπως η εργασιακή γνώση χρήσης υπολογιστών, ο τρόπος αρχειοθέτησης εγγράφων χρησιμοποιώντας ένα τυπικό σύστημα αρχειοθέτησης και η ικανότητα αφομοίωσης και αποτελεσματικής παρακολούθησης μιας υπάρχουσας στρατηγικής αρχειοθέτησης. Η ικανότητα οργάνωσης και λογικής σκέψης είναι επίσης πολύ χρήσιμη για την επιδίωξη αυτού του είδους της εργασίας.