Η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων είναι η πρακτική αποθήκευσης και οργάνωσης πληροφοριών που έχουν αξία για έναν οργανισμό. Τα βίντεο, τα κείμενα και οι ηχογραφήσεις μπορούν να θεωρηθούν στοιχεία δεδομένων από ιδρύματα όπως μουσεία και βιβλιοθήκες. Οι εταιρείες που καταρτίζουν λίστες με πληροφορίες πελατών και αρχεία συναλλαγών λέγεται επίσης ότι διαθέτουν στοιχεία δεδομένων. Μία από τις καλύτερες συμβουλές για την εξάσκηση στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων είναι να βρείτε λογισμικό διαχείρισης δεδομένων που ταιριάζει στις ανάγκες του οργανισμού σας. Στη συνέχεια, μπορεί να είναι χρήσιμο να αναπτυχθεί ένα σχέδιο για την προσεκτική εφαρμογή ενός νέου συστήματος, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει τη μεταφορά δεδομένων από μια παλιά βάση δεδομένων σε μια νέα και την εκπαίδευση των εργαζομένων στη χρήση διεπαφών.
Οι περισσότεροι οργανισμοί εργάζονται με ψηφιακά στοιχεία. Με άλλα λόγια, αντί να καταθέτουν έγγραφα, οι οργανισμοί τείνουν να αποθηκεύουν τις πιο σημαντικές πληροφορίες σε ψηφιακές μορφές. Αυτό επιτρέπει στους διαχειριστές δεδομένων να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας και να εξοικονομούν χώρο και να δημιουργούν αποτελεσματικές διαδικασίες καταγραφής και ανάκτησης δεδομένων.
Το λογισμικό για τη διαχείριση στοιχείων δεδομένων μπορεί να κυμαίνεται από απλό έως πολύπλοκο. Μερικά από τα πιο βασικά χαρακτηριστικά του λογισμικού στοιχείων δεδομένων επιτρέπουν την ομαλότερη ροή εργασίας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το λογισμικό ενδέχεται να επιτρέπει στους χρήστες να μεταφέρουν δεδομένα από το ένα τμήμα στο άλλο. Ένα έγγραφο ή βίντεο μπορεί να επεξεργαστεί από έναν χρήστη, να αποθηκευτεί και να μεταφερθεί σε άλλο χρήστη, ο οποίος μπορεί να εκτελέσει περισσότερες επεξεργασίες.
Το σύνθετο λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων μπορεί να περιλαμβάνει φωνητική ή οπτική αναγνώριση. Η οπτική αναγνώριση μπορεί να είναι χρήσιμη για επαγγελματίες που πρέπει να υπολογίζουν πόσες φορές χρησιμοποιείται ένα λογότυπο ή μια εικόνα σε μια διαφήμιση βίντεο. Η αναγνώριση φωνής μπορεί να είναι χρήσιμη για τη διαχείριση εγγραφών ήχου.
Πριν από την επιλογή λογισμικού, μια καλή συμβουλή μπορεί να είναι η μελέτη επιχειρηματικών μοντέλων και ο καθορισμός των βημάτων και των πόρων που απαιτούνται για τη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας. Αυτό μπορεί να σας δώσει μια καλύτερη λαβή για τις δυνατότητες που χρειάζεστε. Το πιο σύνθετο λογισμικό τείνει να είναι πιο ακριβό, αν και βελτιώνοντας τις διαδικασίες, ένας οργανισμός μπορεί να μειώσει το κόστος, καθιστώντας τον πιο κερδοφόρα επιλογή μακροπρόθεσμα.
Οι ειδικοί διαχείρισης δεδομένων πιστεύουν ότι ένα κοινό λάθος που κάνουν πολλοί διαχειριστές περιουσιακών στοιχείων είναι ότι προσπαθούν να εφαρμόσουν τις αλλαγές πολύ γρήγορα. Ενώ μπορεί να είναι δελεαστικό να εφαρμόσουμε αμέσως ένα νέο σύστημα, αυτό μπορεί να προκαλέσει υψηλό κόστος και αναποτελεσματικότητα. Αντ ‘αυτού, θα ήταν σκόπιμο να μεταφέρετε δεδομένα αργά από ένα παλιό σύστημα σε ένα νέο. Ομοίως, μπορεί να είναι καλή ιδέα να εφαρμόσετε μία λειτουργία κάθε φορά.
Εφαρμόζοντας αργά ένα νέο σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, οι διαχειριστές έχουν επίσης την ευκαιρία να εκπαιδεύσουν τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν διεπαφές λογισμικού. Η αξιολόγηση της επάρκειας των χρηστών χρησιμοποιώντας λογισμικό πριν από την επίσημη ένα νέο σύστημα μπορεί να μειώσει τις εμφανίσεις σφαλμάτων στο τέλος του χρήστη. Μια προσεκτική εφαρμογή δίνει επίσης στους διαχειριστές χρόνο να αναγνωρίσουν και να διορθώσουν τα ελαττώματα σε ένα σύστημα.
SmartAsset.