Μια μεγάλη ποικιλία εργαλείων για την παρακολούθηση των δαπανών είναι διαθέσιμη και οι άνθρωποι μπορεί να χρειαστεί να πειραματιστούν για να βρουν μια μέθοδο που να ταιριάζει στις ανάγκες τους. Το να είστε πρόθυμοι να δοκιμάσετε διάφορες μεθόδους και να έχετε πρόσβαση σε δοκιμαστικές εκδόσεις εργαλείων λογισμικού, είναι πολύ χρήσιμο. Οι άνθρωποι θα πρέπει επίσης να εξετάσουν γιατί παρακολουθούν τα έξοδα, καθώς αυτό μπορεί να τους βοηθήσει να βρουν τον καλύτερο τρόπο να χειριστούν την τήρηση οικονομικών αρχείων. Τα εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για φόρους, για παράδειγμα, μπορεί να λειτουργούν διαφορετικά από εκείνα που προορίζονται να βοηθήσουν άτομα με τον προϋπολογισμό.
Οι άνθρωποι μπορούν να παρακολουθούν τα έξοδα χρησιμοποιώντας λογιστικό λογισμικό, συμπεριλαμβανομένων μιας ποικιλίας ενσωματωμένων προϊόντων που μπορούν να κάνουν πράγματα όπως η ανάκτηση δεδομένων από τραπεζικούς λογαριασμούς. Μπορούν επίσης να διαχειρίζονται τα έξοδά τους με μη αυτόματο τρόπο, είτε χρησιμοποιώντας πεδία σημειώσεων σε βιβλιάριο επιταγών ή αρχείο καταγραφής λογαριασμού, είτε τηρώντας ένα βιβλίο δαπανών. Μερικοί άνθρωποι βρίσκουν μια μέση λύση, χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπως ένα υπολογιστικό φύλλο υπολογιστή για τη διαχείριση των εξόδων, ώστε να μπορούν να προσαρμόσουν τη διάταξη και τα πεδία.
Ορισμένα πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε όταν επιλέγετε μια μέθοδο παρακολούθησης δαπανών περιλαμβάνουν τα είδη των δαπανών που παρακολουθούνται, γιατί και πώς θα χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες. Η παρακολούθηση των δαπανών του νοικοκυριού έναντι της επιχείρησης μπορεί να περιλαμβάνει διαφορετικές ανάγκες, για παράδειγμα. Ένας φοιτητής μπορεί να παρακολουθεί τα έξοδα για να υποβάλει λογιστικά σε ένα καταπιστευματικό ταμείο για αποζημίωση, ενώ ένας ανεξάρτητος ανάδοχος μπορεί να θέλει να παρακολουθεί τα έξοδα για τον προσδιορισμό των φορολογικών εκπτώσεων στο τέλος του έτους.
Γενικά, είναι σκόπιμο να παρακολουθείτε τα έξοδα καθώς πραγματοποιούνται ή σε τακτά χρονικά διαστήματα, όπως εβδομαδιαία, αντί να κάνετε κατά διαστήματα backtracking και να χρειάζεται να χειρίζεστε μεγάλους όγκους δεδομένων. Για άτομα που αντιμετωπίζουν προβλήματα με αυτό, ένα πρόγραμμα λογισμικού που επικοινωνεί με τραπεζικούς λογαριασμούς μπορεί να είναι χρήσιμο, καθώς όλη η οικονομική δραστηριότητα σε αυτούς τους λογαριασμούς θα εισαχθεί αμέσως και θα ζητηθεί από τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες, όπως η κατηγοριοποίηση μιας δεδομένης οικονομικής δραστηριότητας. Για τα άτομα που πρέπει να κρατούν αποδείξεις, είναι σημαντικό να έχουν ένα συνοδευτικό σύστημα για την κατάθεση και την οργάνωση των αποδείξεων.
Όταν οι άνθρωποι παρακολουθούν τα έξοδα για έναν συγκεκριμένο σκοπό, μπορεί να θέλουν να μιλήσουν με έναν λογιστή για τις επιλογές τους και τον καλύτερο τρόπο παρακολούθησης των εξόδων τους. Αυτό θα τους αποτρέψει από το να χρειαστεί να κάνουν ξανά τη δουλειά αργότερα. Για παράδειγμα, οι φορολογικές εκπτώσεις χωρίζονται σε διακριτές κατηγορίες και γνωρίζοντας ποιες είναι αυτές οι κατηγορίες και τι ταιριάζει σε αυτές θα επιτρέψει στους ανθρώπους να ταξινομήσουν σωστά τις δαπάνες την πρώτη φορά. Ομοίως, τα άτομα που παρακολουθούν τα έξοδα για να ικανοποιήσουν τους όρους μιας συμφωνίας, όπως οι μαθητές υπόλογοι στους γονείς τους ή οι υπάλληλοι που παρακολουθούν τα έξοδα για έναν εργοδότη, θα πρέπει να συζητήσουν με το άλλο μέρος για το τι αναμένεται να αναπτύξει ένα αμοιβαία ικανοποιητικό σύστημα. Μπορεί να υπάρχουν νομικές απαιτήσεις για άλλους. ένα άτομο που διαχειρίζεται ένα καταπιστευματικό ταμείο, για παράδειγμα, πρέπει να πληροί αυστηρές απαιτήσεις αναφοράς και αρχειοθέτησης για να λαμβάνει υπόψη τον τρόπο χρήσης του ταμείου.