Η αποζημίωση οχήματος αναφέρεται σε μεμονωμένο οδηγό που αποζημιώνεται για το κόστος οδήγησης ενός προσωπικού οχήματος ενώ ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα για λογαριασμό μιας εταιρείας ή μιας κρατικής υπηρεσίας. Η αποζημίωση υπολογίζεται συνήθως σύμφωνα με τον αριθμό των μιλίων που οδηγεί ένας υπάλληλος ή ένας πράκτορας προς και από συγκεκριμένες τοποθεσίες εργασίας για σκοπούς συνάντησης με πελάτες, διευκόλυνσης ειδικών προγραμμάτων ή οποιουδήποτε αριθμού άλλων εργασιών που σχετίζονται με την εργασία. Κάθε φορά που διατίθεται ένα πρόγραμμα αποζημίωσης οχήματος για να βοηθήσει τους υπαλλήλους με έξοδα που σχετίζονται με τα ταξίδια, το ακριβές ποσό που προσφέρεται ανά διανυόμενο μίλι γίνεται κατανοητό πριν από την πραγματοποίηση ενός ταξιδιού.
Προκειμένου να λάβουν αποζημίωση οχήματος για τα διανυόμενα χιλιόμετρα, οι εργαζόμενοι πρέπει να τεκμηριώνουν τις μετρήσεις των χιλιομέτρων έναρξης και τις ενδείξεις τελικού σημείου, έτσι ώστε τα χιλιόμετρα που χρησιμοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της εργασίας να υπολογίζονται με ακρίβεια. Αφού υποβάλουν τα ποσά των χιλιομέτρων χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες φόρμες αναφοράς, συνήθως δίνεται στους εργαζόμενους μια ξεχωριστή επιταγή για τα διανυόμενα χιλιόμετρα ή μια επιστροφή χρημάτων για τα χιλιόμετρα μπορεί να συμπεριληφθεί στον μελλοντικό μισθό ενός εργαζομένου. Τα ποσά ανά μίλι ορίζονται επίσης συνήθως σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς υπολογισμούς αποζημίωσης χιλιομέτρων.
Ένα σχέδιο αποζημίωσης οχήματος βοηθά στην αντιστάθμιση του κόστους των καυσίμων και της συντήρησης για τους υπαλλήλους που απαιτούνται να οδηγούν τα δικά τους οχήματα κατά τη διάρκεια της εργασίας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για υπαλλήλους που περνούν πολύ χρόνο οδηγώντας σε πολλαπλούς χώρους εργασίας ή εκτελώντας άλλα καθήκοντα πεδίου για λογαριασμό μιας εταιρείας ή μιας κρατικής υπηρεσίας. Τα ποσά που προσφέρονται για αποζημίωση μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των εταιρειών, αλλά σε έναν οργανισμό κάθε εργαζόμενος συνήθως αποζημιώνεται με το ίδιο ποσοστό όπως και άλλοι εντός της εταιρείας για τα χιλιόμετρα που διανύθηκαν με προσωπικό όχημα.
Η αποζημίωση οχημάτων δεν προσφέρεται μόνο για ταξίδια με αυτοκίνητο, αλλά πολλά πρακτορεία αποζημιώνουν επίσης τους υπαλλήλους για τη χρήση άλλων προσωπικών οχημάτων. Μερικά τέτοια οχήματα περιλαμβάνουν αεροπλάνα ή μοτοσικλέτες. Ειδική άδεια χρήσης άλλων προσωπικών οχημάτων πρέπει να χορηγείται πριν από τη χρήση τους, ωστόσο, εάν αναμένεται επιστροφή χρημάτων για το όχημα.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας άλλος τύπος αποζημίωσης οχήματος μπορεί επίσης να προσφερθεί από άλλο πρακτορείο εκτός από έναν άμεσο εργοδότη. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) έχει υπολογίσει ειδικούς συντελεστές για άτομα που χρησιμοποιούν ιδιόκτητο όχημα για επαγγελματικούς σκοπούς, καθώς και για μετακίνηση με σκοπό την επιχειρηματική τους δραστηριότητα. Οι τιμές είναι επίσης διαθέσιμες για άτομα που χρησιμοποιούν προσωπικά οχήματα για επιλεγμένους φιλανθρωπικούς ή ιατρικούς σκοπούς. Το ποσό καθεμιάς από αυτές τις τιμές είναι διαφορετικό, αλλά καθεμία υπολογίζεται σύμφωνα με την πιο πρόσφατη έρευνα που αντικατοπτρίζει το κόστος μεταφοράς. Μόλις ένα άτομο υπολογίσει τα συνολικά χιλιόμετρα που χρησιμοποιήθηκαν για αυτές τις δραστηριότητες, το IRS επιτρέπει τη διεκδίκηση του συνόλου ως έκπτωση κατά την αναφορά προσωπικών φόρων.