Θα ήταν δύσκολο να διατηρηθεί ο έλεγχος του αποθέματος καθώς και του κόστους των προϊόντων χωρίς ένα καλό σύστημα παρακολούθησης εντολών αγοράς. Οι παραγγελίες αγοράς μπορούν να αποσταλούν, να αποσταλούν με φαξ, να αποσταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να κληθούν απλώς στον προμηθευτή. Υπάρχουν ηλεκτρονικές παραγγελίες αγορών, συνήθως μεταξύ επιχειρήσεων, καθώς και έντυπα μιας χρήσης, όπως αυτά που χρησιμοποιούνται σε καταστήματα λιανικής. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια γενική εντολή αγοράς για να παρακολουθούν τις αγορές που πραγματοποιούνται για συγκεκριμένες κατηγορίες προϊόντων. Ένα σύστημα παρακολούθησης παραγγελίας αγοράς, ανεξάρτητα από τη μορφή του, θα πρέπει να έχει σχεδιαστεί για να παρέχει σε μια εταιρεία τις περισσότερες πληροφορίες για να λαμβάνει σωστές αποφάσεις αγοράς.
Η εντολή αγοράς είναι ένα εμπορικό έγγραφο που αποστέλλει μια εταιρεία αγορών σε μια εταιρεία πώλησης που δείχνει τα προϊόντα, τις ποσότητες και την τιμή. Είναι μια συμφωνία και μια νομική προσφορά για αγορά προϊόντων ή/και υπηρεσιών. Η παρακολούθηση εντολών αγοράς είναι σημαντική για τον εσωτερικό έλεγχο μιας εταιρείας.
Η φόρμα παραγγελίας αγοράς πρέπει να εμφανίζει την απαιτούμενη ημερομηνία και ημερομηνία παραγγελίας, τον τρόπο αποστολής και το όνομα και τη διεύθυνση του προμηθευτή. Πρέπει επίσης να περιέχει το προϊόν που παραγγείλατε, το κόστος για κάθε είδος και τη συνολική τιμή. Θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί ο φόρος πωλήσεων, εάν υπάρχει. Η ηλεκτρονική δημιουργία εντύπων εντολής αγοράς σε ορισμένες εταιρείες μπορεί επίσης να συνδεθεί με το απόθεμα για να διατηρηθεί η ισορροπία του προϊόντος.
Πρώτα η εταιρεία πρέπει να γνωρίζει τι έχει παραγγελθεί. Η έλλειψη αυτών των πληροφοριών μπορεί να προκαλέσει την εταιρεία να καταλήξει με πολύ λίγο απόθεμα και να μην μπορεί να καλύψει τη ζήτηση των πελατών της ή πολύ απόθεμα, γεγονός που σπαταλά χώρο και μειώνει τις ταμειακές ροές. Ένα καλό σύστημα παρακολούθησης παραγγελιών αγοράς θα επιτρέψει σε μια εταιρεία να δει αμέσως τι έχει παραγγελθεί και να παρακολουθεί την κατάσταση των παραγγελιών.
Μια εταιρεία που χρησιμοποιεί σύστημα παρακολούθησης εντολής αγοράς μειώνει επίσης τη δυνατότητα απάτης των εργαζομένων. Για παράδειγμα, είναι σημαντικό να έχετε έναν προκαθορισμένο αριθμό σε κάθε παραγγελία αγοράς. Αυτό αποτρέπει τη δυνατότητα ενός υπαλλήλου να παραγγείλει αγαθά από έναν πωλητή και να χρησιμοποιήσει τα προϊόντα για προσωπικό όφελος.
Συχνά μια εταιρεία θα χρησιμοποιεί ένα αυτοματοποιημένο σύστημα για τη δημιουργία και την παρακολούθηση παραγγελιών αγοράς. Με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία μπορεί να διατηρήσει έναν κατάλογο προϊόντων που μπορεί να ταξινομηθεί ανά προμηθευτή, προϊόν και τιμή. Επιπλέον, το σύστημα θα παράγει μια βάση δεδομένων για να αποθηκεύει μια λίστα αποθεμάτων και να ενημερώνει συνεχώς αυτήν τη λίστα. Διατίθεται λογισμικό που θα δημιουργήσει τη φόρμα εντολής αγοράς, θα παρακολουθεί τις εκκρεμείς και ολοκληρωμένες παραγγελίες αγοράς, ακόμη και θα αναλύει τις τάσεις αγορών για να βοηθήσει στις διαπραγματεύσεις τιμών με τους προμηθευτές.
Ένα σύστημα παρακολούθησης εντολών αγοράς συγκεντρώνει τις αγορές, γεγονός που αποφεύγει τις επικαλύψεις. Ένα ηλεκτρονικό σύστημα θα παρέχει επίσης μια βάση δεδομένων για προμηθευτές και θα επιτρέπει την αποστολή παραγγελιών αγοράς μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την εξάλειψη της περίσσειας γραφειοκρατίας. Η διαχείριση εντολών αγοράς επιτρέπει στην εταιρεία να ελέγχει τις αγορές της και να περιορίζει την πιθανότητα κλοπής.
SmartAsset.