Η ροή εργασίας είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τα βήματα μιας διαδικασίας. Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται σε κάθε οργανισμό στον οποίο ένα προϊόν, ένα έγγραφο ή μια ιδέα κινείται μεταξύ τοποθεσιών ή τμημάτων. Κατά μία έννοια, η ροή εργασίας μπορεί να νοηθεί ως μια επισκόπηση της πραγματικής εργασίας που εκτελείται για να ολοκληρώσει μια διαδικασία. Ένα έγγραφο ροής εργασίας είναι κάθε έκθεση ή ανάλυση που περιγράφει τα στάδια μιας διαδικασίας, καθώς και τα οικονομικά, τους πόρους και τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται σε μια τέτοια διαδικασία. Ένα έγγραφο που περνά από στάδια μιας διαδικασίας, όπως λογαριασμός, ασφαλιστική απαίτηση ή τιμολόγιο, μπορεί επίσης να θεωρηθεί έγγραφο ροής εργασίας.
Οι διαχειριστές που επιδιώκουν τη βελτιστοποίηση των λειτουργιών μπορούν να δημιουργήσουν έγγραφα ροής εργασίας. Αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να απαριθμούν τμήματα και εργαζόμενους μέσω των οποίων ένα έργο περνά στο δρόμο του προς την ολοκλήρωσή του. Τα έγγραφα μπορεί επίσης να περιέχουν καταλόγους πόρων, υλικών και εξοπλισμού που χρησιμοποιούνται σε καθένα από τα στάδια της ροής εργασίας. Ένα έγγραφο ροής εργασίας μπορεί επίσης να βοηθήσει έναν διαχειριστή να καταλάβει ποια στάδια μιας διαδικασίας είναι πιο δαπανηρά.
Τα έγγραφα που απεικονίζουν τα στοιχεία και τα στάδια της ροής εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον προϋπολογισμό. Οι διαχειριστές μπορούν να καθορίσουν πόσο μπορεί να κοστίζει ένα προϊόν και να αποφασίζουν επίσης για τμήματα ή περιοχές που μπορούν να μειωθούν. Οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν χρήση εγγράφων ροής εργασίας. Οι διαχειριστές λογιστές μπορούν να παρουσιάσουν οικονομικά δεδομένα που προκύπτουν από ένα έγγραφο ροής εργασίας.
Σε πλαίσια παραγωγής, τα έγγραφα ροής εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών παραγωγής. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο ροής εργασίας μπορεί να συντεθεί χρησιμοποιώντας ειδικό λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας. Όταν ένας σχεδιαστής δημιουργεί ένα μοντέλο και έναν πίνακα υλικών, το έγγραφο μπορεί να προωθηθεί αυτόματα σε έναν επαγγελματία που είναι υπεύθυνος για το ακόλουθο στάδιο.
Αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιούνται επίσης σε επιστημονικές κοινότητες. Γιατροί ειδικοί, για παράδειγμα, μπορεί να δημιουργήσουν έγγραφα ροής εργασίας που απεικονίζουν τη δραστηριότητα του εγκεφάλου. Ένα έγγραφο ροής εργασίας μπορεί επίσης να δημιουργηθεί για να περιγράψει τη σχέση μεταξύ ενός χρήστη και ενός μηχανήματος.
Όταν ένα έγγραφο ροής εργασίας περιγράφει ένα στοιχείο που περνάει από στάδια μιας διαδικασίας, συνήθως αναφέρεται σε πληρωμή ή υπηρεσία που πρέπει να εγκριθεί από επαγγελματίες σε διάφορα διαφορετικά τμήματα. Για παράδειγμα, εάν ένας διευθυντής τμήματος διαπιστώσει ότι χρειάζεται νέους υπολογιστές, αυτός ο διευθυντής μπορεί να προετοιμάσει ένα κόστος καταχώρισης εγγράφου. Μπορεί τότε να περάσει αυτό το έγγραφο στην αλυσίδα εντολών για να λάβει έγκριση.
Οι ασφαλιστικές εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης έγγραφα ροής εργασίας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι απαιτήσεις υποβάλλονται από πελάτες. Μια αξίωση μπορεί να περάσει σε έναν ανάδοχο. Ένας ανάδοχος μπορεί στη συνέχεια να το μεταβιβάσει σε έναν διευθυντή ή στέλεχος που χρησιμοποιεί έρευνα και ανάλυση που δημιουργείται από έναν ανάδοχο για να εγκρίνει τις τιμές.
SmartAsset.