Η αξιολόγηση πρότασης είναι μια διαδικασία πέντε βημάτων που χρησιμοποιείται για να παρέχει μια ισορροπημένη, αμερόληπτη αναθεώρηση μιας επίσημης επιχειρηματικής πρότασης. Αυτός ο τύπος διαδικασίας βρίσκεται πιο συχνά σε τμήματα διαχείρισης προμηθειών ή συμβάσεων μεγάλων οργανισμών ή εταιρειών. Ο πρωταρχικός σκοπός μιας αξιολόγησης πρότασης είναι να διασφαλίσει ότι χρησιμοποιείται μια δίκαιη και διαφανής διαδικασία για την επιλογή της νικήτριας υποβολής. Αυτό είναι πολύ σημαντικό, γιατί συχνά απαιτούνται προτάσεις για ακριβά έργα ή δαπάνες.
Τα πέντε βήματα που χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση των προτάσεων είναι: συγκρότηση ομάδας για την επανεξέταση των υποβολών, τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις υποβολής, ανασκόπηση των απαντήσεων σε σχέση με τα στοιχεία του εγγράφου του διαγωνισμού, εκχώρηση βάρους σε κάθε κατηγορία και βαθμολόγηση κάθε υποβολής. Η πρόταση με τη μεγαλύτερη βαθμολογία είναι ο επιτυχής υποψήφιος. Μόλις γίνει η επιλογή, όλες οι εταιρείες που υπέβαλαν πρόταση ενημερώνονται για τα αποτελέσματα. Οι αποτυχημένες εταιρείες έχουν το δικαίωμα να υποβάλουν μήνυση εάν θεωρούν ότι η διαδικασία ήταν μεροληπτική ή παραβίασε το δίκαιο των συμβάσεων.
Το πρώτο βήμα σε μια διαδικασία αξιολόγησης προτάσεων είναι να σχηματιστεί μια εσωτερική ομάδα που θα είναι υπεύθυνη για την εξέταση των υποβολών. Η συμμετοχή στην ομάδα θα πρέπει να βασίζεται στην εξειδίκευση στη σχετική διαδικασία, στη σχετική εμπειρία και στην σταθερή κατανόηση της διαδικασίας προμηθειών. Σε ορισμένους οργανισμούς, αυτή η ομάδα συμμετέχει στη δημιουργία του αιτήματος για πρόταση (RFP) ή του εγγράφου προσφοράς που διανέμεται σε πιθανούς προμηθευτές. Άλλες επιχειρήσεις ενδέχεται να αποφασίσουν ότι η ύπαρξη δύο χωριστών ομάδων αφαιρεί την πιθανότητα σύγκρουσης συμφερόντων και παρέμβασης στην τελική επιλογή.
Συνήθως, ένας υπεύθυνος προμηθειών ή ένας συντονιστής RFP εξετάζει όλες τις υποβολές για να διασφαλίσει την πλήρη συμμόρφωση με όλες τις απαιτήσεις. Αυτός είναι καθαρά ένας διοικητικός έλεγχος για να διασφαλιστεί ότι όλες οι προσφορές ελήφθησαν πριν από την προθεσμία, τυχόν απαιτούμενη πληρωμή υποβλήθηκε σε επεξεργασία και ότι δεν λείπουν σελίδες ή έγγραφα. Μόλις ολοκληρωθεί αυτός ο έλεγχος, δημιουργούνται αντίγραφα των προτάσεων για κάθε μέλος της ομάδας αξιολόγησης.
Τα μέλη της ομάδας ξεκινούν στο νέο στάδιο της αξιολόγησης της πρότασης εξετάζοντας κάθε μεμονωμένη απάντηση και συγκρίνοντάς την με το RFP ή το έγγραφο προδιαγραφών. Ο σκοπός της επανεξέτασης είναι να προσδιορίσει εάν η πρόταση αφορά όλα τα στοιχεία του RFP. Τα στοιχεία που λείπουν αναφέρονται μερικές φορές στον συντονιστή RFP, ο οποίος παρακολουθεί την εταιρεία για να ελέγξει εάν η παράλειψη είναι γραφικό λάθος, αλλά σε πολλές περιπτώσεις, δεν γίνεται καμία συνέχεια.
Ανάλογα με τη δομή της ομάδας, αποδίδεται ένα βάρος σε κάθε τμήμα του RFP. Ορισμένες εταιρείες λαμβάνουν αυτές τις αποφάσεις ως ομάδα και άλλες επιτρέπουν σε κάθε μέλος της ομάδας να κάνει μια ανεξάρτητη κρίση. Το συνολικό βάρος πρέπει να είναι άθροισμα 100 και οι κατηγορίες πρέπει να βασίζονται στις πραγματικές απαιτήσεις RFP. Παρόλο που ορισμένες εταιρείες δίνουν βάρος στην ποιότητα της πραγματικής υποβολής, πολλές δεν το κάνουν, γιατί αυτό ουσιαστικά απονέμει πόντους για την υποβολή μιας πρότασης.
Το τελευταίο στάδιο της αξιολόγησης της πρότασης είναι η εκχώρηση βαθμολογίας. Κάθε μέλος της ομάδας λαμβάνει μια ανεξάρτητη απόφαση και υποβάλλει τη βαθμολογία του στον συντονιστή του RFP, ο οποίος στη συνέχεια αθροίζει τις απαντήσεις και καθορίζει την επιτυχή πρόταση. Όλη αυτή η διαδικασία θα πρέπει να είναι διαφανής και αμυντική στο δικαστήριο ως αμερόληπτη και δίκαιη.
SmartAsset.