Συνήθως αναφέρεται ως RFP, το αίτημα για πρόταση είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από πολλούς οργανισμούς για να λάβουν προσφορές υπηρεσιών ή αγαθών από πιθανούς προμηθευτές. Η ακριβής δομή για ένα RFP θα διαφέρει από τη μια κατάσταση στην άλλη. Αυτό σημαίνει ότι ο τύπος για τον τρόπο σύνταξης ενός RFP θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από την κουλτούρα της οντότητας που εκδίδει το αίτημα και από το τι ελπίζουν να μάθουν από τις απαντήσεις. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα στοιχείων που βρίσκονται σε πολλά αιτήματα για πρόταση, ανεξάρτητα από τον κλάδο ή τον οργανισμό που εμπλέκεται.
Όπως συμβαίνει με πολλές προσπάθειες γραφής επιχειρήσεων, ένα σωστό αίτημα για πρόταση θα ξεκινήσει με τον σκοπό του εγγράφου. Αυτό συνήθως συνοψίζεται σε λίγες προτάσεις και επιτρέπει στους αιτούντες ή στα μέρη που καλούνται να υποβάλουν επίσημη πρόταση για να γνωρίζουν ακριβώς τι αναζητά η εκδότρια οντότητα όσον αφορά τον τρόπο παροχής υπηρεσιών ή αγαθών. Ακόμα και οι πιο απλές μορφές για ένα RFP θα περιλαμβάνουν πληροφορίες αυτής της φύσης.
Μαζί με τη δήλωση του σκοπού ή του λόγου για το RFP, δεν είναι ασυνήθιστο να περιλαμβάνονται ορισμένες γενικές πληροφορίες σχετικά με την οντότητα. Οι πληροφορίες παρέχουν συνήθως περιορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με το μέγεθος της εταιρείας, τον αριθμό των τοποθεσιών που διατηρούνται επί του παρόντος και τυχόν άμεσα σχέδια επέκτασης που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις απαντήσεις των αιτούντων. Συνήθως, η λεπτομέρεια δεν προορίζεται να είναι περιεκτική. Ωστόσο, συνήθως αρκεί να επιτρέπεται στους αιτούντες να διεξάγουν έρευνα μόνοι τους για να διευρύνουν την κατανόησή τους για τις ανάγκες του μέρους που εκδίδει την αίτηση πρότασης.
Από δομή, μια αίτηση για πρόταση μπορεί να είναι πολύ ευρεία ή πολύ λεπτομερής. Ορισμένα αιτήματα δεν υπερβαίνουν τη μία σελίδα και περιλαμβάνουν μόνο γενικές οδηγίες για την υποβολή, όπως μερικές συγκεκριμένες περιοχές προς αντιμετώπιση, τον τρόπο υποβολής της τελικής πρότασης και την ημερομηνία λήξης όλων των προτάσεων. Άλλα RFP παρέχουν συγκεκριμένες ενότητες και μια μορφή που πρέπει να ακολουθούνται χωρίς αποτυχία.
Υπάρχουν πλεονεκτήματα και στις δύο αυτές προσεγγίσεις για τη μορφοποίηση του αιτήματος για πρόταση. Το ευρύ σχήμα διασφαλίζει ότι οι απαραίτητες πληροφορίες θα περιέχονται στο σώμα της απάντησης, αλλά επιτρέπει στην οντότητα να πάρει μια ιδέα για το πώς παρουσιάζεται ο κάθε αιτών όταν του δίνεται μεγάλη ευχέρεια στην απάντηση. Αντίθετα, μια εξαιρετικά δομημένη μορφή λέει στον αιτούντα πώς να οργανώσει τα δεδομένα με τρόπο που είναι βέβαιο ότι θα έχει νόημα για την οντότητα έκδοσης. Ταυτόχρονα, η ολοκληρωμένη δομή καθιστά δυνατή την κυριολεκτική σύγκριση των απαντήσεων πολλών ερωτηθέντων δίπλα-δίπλα, κατεβαίνοντας τη λίστα των ενοτήτων μία προς μία.
Ανάλογα με τον τύπο της υπηρεσίας ή των προϊόντων που εμπλέκονται, η αίτηση για πρόταση μπορεί να περιέχει παραδείγματα σεναρίων που απεικονίζουν τι χρειάζεται ο δημιουργός του αιτήματος από έναν προμηθευτή τόσο σε ρουτίνα όσο και σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα, εάν το RFP προορίζεται για υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης, ο δημιουργός μπορεί να θέλει να μάθει εάν ο προμηθευτής μπορεί να εγγυηθεί τη διαθεσιμότητα συγκεκριμένου αριθμού θυρών ή γραμμών ακόμη και κατά τη διάρκεια περιόδων αιχμής των επιχειρήσεων. Ο προμηθευτής μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει συγκεκριμένα ζητήματα όπως η υλοποίηση ενός δικτύου υποστήριξης για χρήση σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης σε ολόκληρη την εταιρεία ή εάν ο πωλητής μπορεί να χειριστεί τον προγραμματισμό και την εκτέλεση κλήσεων συνδιάσκεψης χωρίς ελάχιστη έως καθόλου προηγούμενη ειδοποίηση.
Οι επιχειρήσεις ή άλλοι οργανισμοί που πρέπει να εκδώσουν ένα RFP αλλά δεν είναι σίγουροι πώς να διαμορφώσουν το έγγραφο προς όφελος, μπορούν συχνά να ξεκινήσουν τη διαδικασία χρησιμοποιώντας μία από τις πολλές δωρεάν επιλογές προτύπων RFP που βρίσκονται στο διαδίκτυο. Αυτά τα πρότυπα μπορούν να τροποποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πρότυπα θα συνοδεύονται από τουλάχιστον ένα αίτημα για παράδειγμα πρότασης, το οποίο θα χρησιμεύσει ως οδηγός για το άτομο ή την ομάδα που είναι υπεύθυνη για την προετοιμασία του RFP.
SmartAsset.