Οι διαφορετικοί τύποι μορφής πρότασης που χρησιμοποιούνται εξαρτώνται από τη βιομηχανία και τις μοναδικές απαιτήσεις της. Υπάρχουν τέσσερις γενικές μορφές που χρησιμοποιούνται κατά τη δημιουργία μιας επιχειρηματικής πρότασης: προσφορά για υπηρεσίες, απάντηση σε αίτημα για πρόταση, πρόταση επιχειρηματικών υπηρεσιών και πρόταση κατασκευής. Αυτές οι διαφορετικές μορφές πρότασης έχουν σχεδιαστεί για να παρέχουν μια δομή για τις επιχειρήσεις που θέλουν να εξεταστούν για μια συγκεκριμένη σύμβαση. Οι μορφές δεν υπόκεινται σε ρύθμιση και επομένως ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς ανά εταιρεία, ανάλογα με τις απαιτήσεις τους.
Η αρχική μορφή πρότασης παρέχεται από τον δυνητικό πελάτη, ο οποίος εξέδωσε το αίτημα για πρόταση (RFP). Αυτό το έγγραφο χρησιμοποιείται για την παροχή λεπτομερών προδιαγραφών σε ένα ευρύ φάσμα προμηθευτών. Είναι ευθύνη του προμηθευτή να επανεξετάσει το RFP, να καθορίσει εάν είναι σε θέση να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του πελάτη και να προετοιμάσει μια απάντηση. Όλες οι προτάσεις και οι απαντήσεις είναι γραπτές και αποτελούν μέρος της νομικής σύμβασης μεταξύ προμηθευτή και πελάτη.
Η προσφορά για υπηρεσίες περιλαμβάνει το ιστορικό της εταιρείας παροχής υπηρεσιών, μια λεπτομερή απάντηση στο έγγραφο RFP. Σε αυτό το έγγραφο περιλαμβάνεται ένας αναλυτικός κατάλογος των υπηρεσιών που μπορεί να παρέχει η επιχείρηση και τυχόν υπηρεσίες που θα παρέχονται από έναν υπεργολάβο. Συνήθως, οι προτάσεις υπηρεσιών περιλαμβάνουν μια ενότητα σχετικά με τις τρέχουσες απαιτήσεις υπηρεσίας, τη σύμβαση συνεχούς υπηρεσίας και τη συμφωνία επιπέδου υπηρεσιών (SLA). Αναλυτικά στο SLA υπάρχει μια λίστα με τις ακριβείς υπηρεσίες που πρέπει να παρέχονται και σε ποιο επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης. Οι διαθέσιμες ημερομηνίες πόρων, τα αντίγραφα των βιογραφικών, οι μαρτυρίες πελατών και οι αναφορές είναι επίσης κοινές σε αυτόν τον τύπο μορφής πρότασης.
Η απάντηση στη μορφή πρότασης RFP υπαγορεύεται συνήθως από το ίδιο το RFP. Το λεπτομερές τμήμα της απάντησης πρέπει να διαμορφωθεί ώστε να ταιριάζει με το πραγματικό RFP. Ο σκοπός αυτού του τύπου μορφοποίησης είναι να διασφαλίσει ότι οι πελάτες μπορούν εύκολα να συγκρίνουν το αίτημά τους με την απάντηση, σημειώνοντας τυχόν αποκλίσεις ή ερωτήσεις σε λεπτομερή βάση.
Η μορφή πρότασης επιχειρηματικών υπηρεσιών είναι πιο χαρακτηριστική για μια παρουσίαση πωλήσεων. Δεν είναι ασυνήθιστο για την πρόταση να είναι ένας συνδυασμός συναντήσεων και γραπτής απάντησης. Μπροσούρα υπηρεσιών, γενικές επισκοπήσεις και παραπομπές από προηγούμενους πελάτες αποτελούν το κύριο υλικό σε αυτήν τη μορφή. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι λεπτομέρειες τιμολόγησης και παράδοσης είναι συνήθως διαπραγματεύσιμα αντικείμενα, με πολλαπλές επαναλήψεις που απαιτούνται πριν από την προετοιμασία ενός τελικού συμβολαίου.
Οι προτάσεις κατασκευής είναι πολύ λεπτομερή έγγραφα και περιλαμβάνουν πάντα σχεδιαγράμματα, έγγραφα προδιαγραφών και αναλυτικά χρονοδιαγράμματα. Εκτός από αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας, υπάρχει συχνά η απόδοση ενός καλλιτέχνη του προτεινόμενου προϊόντος ή ένα τρισδιάστατο μοντέλο που βοηθά τους πελάτες να οπτικοποιήσουν το τελικό αποτέλεσμα.
SmartAsset.