Τα απλά λογιστικά βιβλία χρησιμοποιούνται σε επιχειρήσεις για την παρακολούθηση και τεκμηρίωση εισροών και εκροών μετρητών. Τα γενικά βιβλία διαχωρίζουν τα υπόλοιπα των λογαριασμών ενεργητικού και παθητικού σε χρεώσεις και πιστώσεις. Τα υποκαθολικά περιγράφουν λεπτομερώς τις συναλλαγές που επηρεάζουν άμεσα ένα υπόλοιπο λογαριασμού, όπως οι εισπρακτέοι λογαριασμοί. Τα καθολικά αναφέρονται μερικές φορές ως λογαριασμοί t, καθώς όλες οι συναλλαγές που επηρεάζουν τα χρεωστικά υπόλοιπα πρέπει να εξισορροπούν ή να ισούνται με τις συναλλαγές που επηρεάζουν τα πιστωτικά υπόλοιπα.
Οι λογιστές και οι λογιστές τεκμηριώνουν τα έξοδα μιας εταιρείας και τις πληρωμές που λαμβάνει μέσω μιας σειράς ημερολογιακών εγγραφών. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία αγοράσει απόθεμα με πίστωση, θα γίνει μια χρεωστική εγγραφή στο ποσό της αγοράς του αποθέματος. Θα γίνει μια αντίστοιχη εγγραφή πίστωσης για το ίδιο ποσό που υποδεικνύει ότι οφείλεται υπόλοιπο σε τιμολόγιο ή πιστωτικό όριο. Αυτά τα ποσά χρησιμοποιούνται τελικά για τον υπολογισμό του τελικού υπολοίπου ενός λογαριασμού, το οποίο μπορεί στη συνέχεια να μεταφερθεί σε έναν από τους τύπους απλών λογιστικών βιβλίων.
Ο όρος t-account χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη διαδικασία ταξινόμησης χρεωστικών και πιστωτικών συναλλαγών. Το όνομα προέρχεται από τον τρόπο απεικόνισης των συναλλαγών: μια γραμμή που μοιάζει με το γράμμα «t» σχεδιάζεται σε χαρτί, με τα χρεωστικά ποσά να καταγράφονται στα δεξιά και τα πιστωτικά ποσά στα αριστερά. Κάθε συναλλαγή περιέχει τόσο μια χρέωση όσο και μια πίστωση σε ένα υποκαθολικό. Για παράδειγμα, μια πληρωμή που πραγματοποιείται σε ένα τιμολόγιο θα είχε ως αποτέλεσμα χρέωση ή μείωση στον λογαριασμό μετρητών και πίστωση ή αύξηση στον λογαριασμό πληρωτέων λογαριασμών.
Για ομάδες συναλλαγών που σχετίζονται μεταξύ τους, δημιουργείται ένα υποκατάλογο. Τα δευτερεύοντα καθολικά είναι ένας τρόπος που βοηθά στην απλούστευση των οικονομικών καταστάσεων μιας εταιρείας. Αντικατοπτρίζουν εάν το υπόλοιπο ενός λογαριασμού αυξήθηκε ή μειώθηκε κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου, η οποία συνήθως μπορεί να εκτείνεται σε τρεις μήνες, έξι μήνες ή ένα έτος. Για παράδειγμα, στην περίπτωση των εισπρακτέων λογαριασμών, το ποσό του υπολοίπου μπορεί να αντικατοπτρίζει εάν μια εταιρεία αντιμετωπίζει προβλήματα είσπραξης χρημάτων που οφείλονται σε απόθεμα που έχουν ήδη πουληθεί.
Τα τελικά υπόλοιπα των υποκαθολικών μεταφέρονται στα γενικά καθολικά. Αυτοί οι τύποι απλών λογιστικών βιβλίων αποτελούν μια περίληψη της προέλευσης του συνόλου των χρεωστικών και πιστωτικών υπολοίπων μιας εταιρείας. Το γενικό καθολικό δεν δίνει λεπτομέρειες για τα υπόλοιπα των λογαριασμών. Για παράδειγμα, ο λογαριασμός “πωλήσεις” θα καταχωρηθεί ως ενιαίο υπόλοιπο και είναι το σύνολο όλων των πωλήσεων που πραγματοποίησε η εταιρεία για τη συγκεκριμένη λογιστική περίοδο.
Τα γενικά καθολικά είναι επίσης γνωστά ως “τελική καταχώρηση”. Τα απλά καθολικά περιέχουν τις αξίες που θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία του ισολογισμού, της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων και της κατάστασης ταμειακών ροών μιας εταιρείας. Η προσεκτική τήρηση αρχείων σε απλά λογιστικά βιβλία μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν έρθει η ώρα να συνταχθεί ένας ισολογισμός, καθώς τα περιουσιακά στοιχεία μιας εταιρείας πρέπει να ισούνται με τις υποχρεώσεις της συν τα ίδια κεφάλαια μετόχων.