Το καθολικό είναι ένα βιβλίο ή αρχείο υπολογιστή που χρησιμοποιείται για την εισαγωγή λογιστικών αρχείων. Συνήθως παραθέτει τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που σχετίζονται με την οντότητα για την οποία καταγράφονται οι συναλλαγές. Τα καθολικά ήταν παραδοσιακά σε χαρτί και συχνά καταχωρήθηκαν σε δεμένα βιβλία. Με την έναρξη της εποχής των υπολογιστών, οι ηλεκτρονικές εκδόσεις έγιναν πιο κοινές.
Υπάρχουν τρεις συνήθεις τύποι καθολικού: γενικά, λογιστικά βιβλία αγορών και πωλήσεων. Συχνά και τα τρία αυτά χρησιμοποιούνται μαζί. Το γενικό καθολικό είναι το πιο περίτεχνο, ενώ τα βιβλία αγορών και πωλήσεων καταγράφουν τις συναλλαγές μόνο των πιστωτών και των πελατών αντίστοιχα.
Το γενικό καθολικό οργανώνεται συνήθως από τα πέντε διαφορετικά είδη λογαριασμών: περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, έσοδα, έξοδα και ίδια κεφάλαια. Ορισμένα γενικά καθολικά θα εμφανίσουν επίσης κέρδη και ζημίες. Χρησιμοποιεί ένα στυλ εισαγωγής που είναι γνωστό ως διπλή λογιστική. Αυτό σημαίνει ότι εάν αφαιρεθεί κάτι από έναν λογαριασμό, τότε πρέπει να προστεθεί σε έναν άλλο. Η τυπική μορφή είναι οι εγγραφές χρέωσης να εμφανίζονται σε μια στήλη στην αριστερή πλευρά και οι πιστώσεις στη δεξιά.
Ένα βιβλίο αγορών παρακολουθεί όλα τα ποσά που καταβάλλονται και οφείλονται σε έναν προμηθευτή πίστωσης. Αυτό μπορεί να είναι ένα βιβλίο με πολλές κατηγορίες ή μια σειρά βιβλίων έτσι ώστε να υπάρχει ένα για κάθε προμηθευτή. Οι κοινές καταχωρήσεις περιλαμβάνουν πληροφορίες από τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα. Το οφειλόμενο ποσό στον προμηθευτή είναι το υπόλοιπο, γνωστό και ως λογαριασμοί ή εμπορικές υποχρεώσεις.
Το καθολικό πωλήσεων παρακολουθεί τους λογαριασμούς πιστωτικών πελατών ή οφειλετών. Αυτό το αρχείο αναφέρεται συχνά ως λογαριασμοί ή εμπορικές απαιτήσεις. Το υπόλοιπο αυτού του λογαριασμού είναι το οφειλόμενο ποσό από πελάτες πίστωσης. Αυτού του είδους οι συναλλαγές καταγράφονται ως περιουσιακά στοιχεία. Τα καθολικά πωλήσεων χρησιμοποιούνται συχνά για τον προσδιορισμό του ποσού που οφείλουν οι πελάτες στο τέλος του μήνα ή για τη δημιουργία αναφορών πωλήσεων.
Τα καθολικά συνήθως χρησιμεύουν ως μόνιμο αρχείο για όλες τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές μιας οντότητας. Συχνά χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων κάθε περίοδο αναφοράς. Αυτά τα αρχεία μπορούν επίσης να είναι χρήσιμα για την έρευνα παλαιότερων ζητημάτων. Η ύπαρξη ακριβών λογιστικών βιβλίων δεν είναι μόνο το καλύτερο για την ευημερία της οντότητας, αλλά και μια νομική αναγκαιότητα.
Τα καθολικά υπολογιστών διατίθενται σε διαφορετικές μορφές, ανάλογα με τις ανάγκες της οντότητας. Μικρές, απλές λειτουργίες μπορούν συχνά να χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση λογαριασμών. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν συχνά λογιστικό λογισμικό. Αυτό μπορεί να είναι ένα προϊόν μαζικής αγοράς, ένα προσαρμοσμένο πρόγραμμα ή λογισμικό που έχει αναπτυχθεί ειδικά για την εταιρεία.