Τα επιχειρηματικά σχέδια επικοινωνίας μεταφέρουν πληροφορίες από ένα άτομο ή ομάδα σε άλλο. Αν και ο ορισμός ακούγεται απλοϊκός, κάθε τύπος σχεδίου έχει έναν συγκεκριμένο σκοπό σε μια επιχείρηση και ενδέχεται να μην λαμβάνει συχνή χρήση. Διαφορετικοί τύποι επιχειρησιακών σχεδίων επικοινωνίας είναι εσωτερικοί, εξωτερικοί και κρίσιμοι, με το τελευταίο πιθανώς ένα μείγμα των δύο πρώτων. Οι εταιρείες θέτουν σε εφαρμογή αυτά τα σχέδια, ώστε να υπάρχει μια συνεχής ροή πληροφοριών μεταξύ όλων των μερών της εταιρείας ή που σχετίζονται με αυτήν. Πολλοί χρήστες ασχολούνται με την αποστολή και λήψη επικοινωνίας, καθιστώντας αυτά τα σχέδια πολύ σημαντικά.
Τα εσωτερικά επιχειρηματικά σχέδια επικοινωνίας αντιπροσωπεύουν μηνύματα που προορίζονται μόνο για τους ενδιαφερόμενους φορείς μέσα σε μια επιχείρηση. Αυτοί είναι συχνά ιδιοκτήτες, διευθυντές και υπάλληλοι. Διαφορετικοί τύποι μεθόδων επικοινωνίας ενδέχεται να υπάρχουν με αυτό το σχέδιο, όπως τηλέφωνο, e-mail, συνέδρια ή προσωπικές συναντήσεις και κριτικές. Το σχέδιο επικοινωνίας λαμβάνει συχνή χρήση καθώς τα ενδιαφερόμενα μέρη μεταδίδουν μηνύματα εμπρός και πίσω μέσω του συστήματος. Οι εξωτερικοί χρήστες σπάνια είναι ενεργοί σε αυτό το σχέδιο επικοινωνίας, καθώς το περιεχόμενο των μηνυμάτων μπορεί να είναι ιδιαίτερα μυστικό και να περιέχει ευαίσθητες επιχειρηματικές πληροφορίες.
Τα εξωτερικά επιχειρηματικά σχέδια επικοινωνίας είναι ακριβώς το αντίθετο από το παραπάνω σχέδιο. εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι φορείς που χρειάζονται πληροφορίες τη χρησιμοποιούν. Αν και μπορεί να ακούγεται ότι εσωτερικά και εξωτερικά επιχειρησιακά σχέδια επικοινωνίας φέρουν τις ίδιες πληροφορίες κατά καιρούς, αυτό δεν είναι πάντα έτσι. Για παράδειγμα, οι δημόσιες εταιρείες έχουν συχνά ένα συγκεκριμένο άτομο ή γραφείο που χειρίζεται όλες τις εξωτερικές επικοινωνίες ή μηνύματα. Αυτό επιτρέπει ένα ενιαίο μέτωπο καθώς οι εταιρείες περνούν δύσκολες επιχειρηματικές περιόδους ή πρέπει να στέλνουν μηνύματα σε εξωτερικούς ομίλους. Οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη συχνά εμπλέκονται σε μεγάλο βαθμό με αυτά τα σχέδια για να διασφαλίσουν ότι δεν αποστέλλονται αρνητικά μηνύματα ή ήχοι σε τρίτους.
Ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης είναι μια ειδική μορφή που λειτουργεί μόνο κατά τη διάρκεια κρίσης που βιώνει η επιχείρηση. Όλα τα επιχειρηματικά σχέδια επικοινωνίας έχουν κάποια μορφή στοιχείου κρίσης. Μια επιχείρηση μπορεί να περάσει πολλές διαφορετικές κρίσεις κατά τη διάρκεια της ζωής της, αν και δεν είναι όλες οι καταστάσεις κρίσεις για όλες τις εταιρείες. Μια εσωτερική κρίση, για παράδειγμα, μπορεί να είναι η ξαφνική έλλειψη φυσικών πόρων. Στη συνέχεια, η εταιρεία πρέπει να επικοινωνήσει με τα εσωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη πώς η εταιρεία και τα στοιχεία της θα ανταποκριθούν σε αυτήν την κρίση και θα διατηρήσουν τις κανονικές επιχειρηματικές τους δραστηριότητες.
Η ύπαρξη επιχειρηματικών σχεδίων επικοινωνίας κρίσης επιτρέπει σε μια εταιρεία να δημιουργήσει ένα μικτό κανάλι επικοινωνίας. Αυτό διασφαλίζει ότι μια εταιρεία μπορεί να κοινοποιήσει αποτελεσματικά τις απαντήσεις της σε κρίσεις τόσο σε εσωτερικούς όσο και σε εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Και πάλι, αυτό επιτρέπει ένα ενιαίο μέτωπο επικοινωνιών και δημιουργεί σταθερότητα σε μια δύσκολη περίοδο.
SmartAsset.