Η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων είναι ένα σύστημα στο οποίο τα έγγραφα οργανώνονται και αποθηκεύονται για μελλοντική αναφορά. Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι υποτυπώδης, όπως όταν κάποιος βάζει αποδείξεις σε ένα κουτί παπουτσιών με μικρή ή καθόλου οργάνωση. Η διαδικασία μπορεί επίσης να είναι εξαιρετικά εξελιγμένη, όπως όταν μια εταιρεία έχει επινοήσει ένα σύνθετο σύνολο σαρωτών για τη συλλογή, οργάνωση και αποθήκευση πληροφοριών που προέρχονται από προσχεδιασμένα έντυπα στα οποία έχουν εκχωρηθεί αριθμοί αναφοράς πριν καταγραφούν και αρχειοθετηθούν σε αποθήκες. Σε κάθε περίπτωση, έχουν θεσπιστεί τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης εγγράφων.
Γενικά, η διαχείριση εγγράφων τηρεί την έννοια ότι τα έγγραφα πρέπει να συλλέγονται, να παραγγέλλονται και να αρχειοθετούνται σύμφωνα με κάποιο είδος σχεδίου για κοινό σκοπό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η διαχείριση εγγράφων χρησιμοποιείται επειδή το άτομο ή η εταιρεία σχεδιάζει να χρησιμοποιήσει ή πρέπει να καλύψει τη μελλοντική ανάγκη των πληροφοριών από τα έγγραφα. Οι πληροφορίες σε αυτά τα έγγραφα μπορούν γενικά να ενοποιηθούν ή να ομαδοποιηθούν σύμφωνα με κάποιο είδος ανάγκης ή σκοπού, όπως λογιστική, ιστορικό ή κανονιστική συμμόρφωση.
Σε μικρή κλίμακα, κάθε μεμονωμένος φορολογούμενος εφαρμόζει τη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων όταν οργανώνει φορολογικά έγγραφα για ετήσια κατάθεση. Σε γενικές γραμμές, τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για το έτος θα ομαδοποιηθούν σε ένα μέρος που θα βρείτε εύκολα, όπως ένα φάκελο σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Η ενότητα των εγγράφων, όπως εισπράξεις, λογαριασμοί, εισφορές και φορολογικά έντυπα, αποτελείται από τη γενική απαίτηση συμπλήρωσης ετήσιου φορολογικού εντύπου και την απαραίτητη τεκμηρίωση για την υποστήριξη των καταχωρίσεων στο φορολογικό έντυπο. Όταν υποβάλλεται η δήλωση και επισυνάπτεται τα δικαιολογητικά, η προκύπτουσα δέσμη πληροφοριών και εγγράφων τοποθετείται συχνά με φορολογικές δηλώσεις προηγούμενου έτους, οργανωμένες ανάλογα με το έτος. Αυτή είναι μια βασική μορφή διαχείρισης τεκμηρίωσης.
Η διαχείριση εγγράφων μπορεί επίσης να είναι περίπλοκη, εμπλεκόμενη, πολυεπίπεδη και δαπανηρή. Ιδιαίτερα με τις μεγάλες εταιρείες που συλλέγουν πληροφορίες για τους καταναλωτές, η αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων είναι ζωτικής σημασίας. Για παράδειγμα, ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα συχνά εμπλέκει έναν πλήρη επενδυτή, αυστηρά χαρτιά πριν από την επένδυση. Οι ρυθμιστικές αρχές μπορεί να απαιτούν από το ίδρυμα όχι μόνο τη συλλογή συγκεκριμένων πληροφοριών από τον πελάτη, αλλά και την οργάνωση των πληροφοριών με συγκεκριμένο τρόπο και τη διατήρηση της τεκμηρίωσης σε προσβάσιμη μορφή για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Συνεπώς, το ίδρυμα αυτό μπορεί να χρησιμοποιεί μια πολύπλοκη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων.
Σε ένα τέτοιο παράδειγμα, μόλις η εταιρεία λάβει τα αρχικά έγγραφα, η έντυπη φόρμα μπορεί να σαρωθεί σε ψηφιακή εικόνα και να σταλεί σε ένα δίκτυο βάσεων δεδομένων υπολογιστών για τη συλλογή και οργάνωση πληροφοριών. Στη συνέχεια, μπορεί να εκχωρηθεί στον έντυπο αντίγραφο ένας αριθμός αναφοράς, να τοποθετηθεί σε ένα πλαίσιο σύμφωνα με τη σφραγίδα ημερομηνίας και ώρας και να σταλεί σε μια αποθήκη που χρησιμοποιεί το δικό της σύνολο διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων. Σε περίπτωση που το έντυπο είναι απαραίτητο για να διευκρινιστεί μια διαφορά ή να ικανοποιηθεί μια κανονιστική απαίτηση, μπορεί εύκολα να ανακτηθεί από ένα τεράστιο αρχείο παρόμοιων γραφικών.
SmartAsset.