Οι διαφορετικοί τύποι εργασιών ροής εργασίας οργανώνονται ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται ένα έργο. Οι εργασίες ροής εργασίας συνήθως οργανώνονται σύμφωνα με το τι πρέπει να γίνει στο έργο, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού, της επιβεβαίωσης δεδομένων, της εφαρμογής, των ποιοτικών ελέγχων και των δοκιμών και της ολοκλήρωσης. Το λογισμικό διαχείρισης έργου βοηθά στον προσδιορισμό σε ποιο στάδιο βρίσκεται ένα έργο, ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν, ποιος είναι υπεύθυνος για ορισμένες εργασίες ροής εργασίας και πώς θα πραγματοποιηθεί η διαδικασία μεταβίβασης.
Ο σχεδιασμός και η παρουσίαση είναι συνήθως το πρώτο σύνολο εργασιών ροής εργασίας. Όταν ένα έργο βρίσκεται στα αρχικά του στάδια, συλλέγονται πληροφορίες για να καθοριστούν οι παράμετροί του και ποιο είναι το επιθυμητό αποτέλεσμα. Προδιαγραφές και επιλογές διερευνώνται σε αυτό το σημείο. Ένα παράδειγμα θα ήταν η πώληση τηλεφωνικών γραμμών φωνής και δεδομένων.
Σε αυτό το σενάριο, ένα στέλεχος λογαριασμού ή εκπρόσωπος πωλήσεων θα συνεργαζόταν με τον πελάτη για να καθορίσει τι είδους υπηρεσία μπορεί να αναζητά. Ο αντιπρόσωπος πωλήσεων θα διαπραγματευτεί στη συνέχεια ορισμένους τύπους προϊόντων που ταιριάζουν στις ανάγκες του πελάτη και θα συντάξει ένα φύλλο δεδομένων με αυτές τις προδιαγραφές. Μια παραγγελία γίνεται έργο που παραδίδεται σε ομάδα εξυπηρέτησης και εκπλήρωσης που επαληθεύει τις πληροφορίες και χειρίζεται τις τεχνικές πτυχές του αιτήματος.
Το δεύτερο στάδιο των εργασιών ροής εργασίας αναφέρεται μερικές φορές ως επιβεβαίωση ή προδιαγραφή δεδομένων. Τα αιτήματα έργου εξετάζονται για να βεβαιωθείτε ότι είναι εντός των οδηγιών της εταιρείας και ότι πληρούν τις απαιτήσεις για υλοποίηση. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης ζητήσει μια υπηρεσία που δεν είναι διαθέσιμη στην περιοχή του, τότε το έργο δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. Με ορισμένα έργα, οι πληροφορίες επικοινωνίας και χρέωσης πελατών ενδέχεται να επαληθευτούν προκειμένου να διευκολυνθεί η διαδικασία υλοποίησης, η οποία θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη συνεργασία τρίτων προμηθευτών.
Η υλοποίηση περιλαμβάνει τη συνεργασία με διάφορα τμήματα και μεμονωμένες επαφές που είναι υπεύθυνες για διαφορετικές λεπτομέρειες του έργου. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, η παρακολούθηση διεξάγεται συνήθως για να διασφαλιστεί ότι πληρούνται οι ημερομηνίες ορόσημων. Ενδέχεται να χρειαστούν κλιμακώσεις και αντιμετώπιση προβλημάτων μεταξύ των διαφόρων ατόμων που εμπλέκονται, προκειμένου να επιλυθούν ζητήματα που ενδέχεται να εμποδίσουν το έργο.
Ένας άλλος τύπος εργασιών ροής εργασίας είναι ο έλεγχος και ο ποιοτικός έλεγχος. Μόλις ολοκληρωθούν οι λεπτομέρειες ενός έργου, συχνά διεξάγονται δοκιμές για να διασφαλιστεί ότι όλα είναι σε κατάσταση λειτουργίας. Στο παράδειγμα μιας φωνητικής τηλεφωνικής γραμμής, μόλις εγκατασταθεί η υπηρεσία, ο πελάτης και οι πωλητές δοκιμάζουν τη γραμμή για να βεβαιωθούν ότι λειτουργεί όπως καθορίζεται.
Το στάδιο ολοκλήρωσης του έργου θεωρείται επίσης ως εργασία ροής εργασίας. Ενδέχεται να γραφτούν αναφορές κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, καθώς και ανάλυση του τι πήγε καλά. Προτάσεις για βελτίωση μπορεί επίσης να γίνουν κατά την ολοκλήρωση. Το έργο συνήθως επισημαίνεται ως ολοκληρωμένο μόλις περάσει επιτυχημένες δοκιμές.
SmartAsset.