Σε τυπικές επιχειρηματικές ρυθμίσεις, οι περισσότεροι γραμματείς γραφείου εκτελούν τα ίδια βασικά διοικητικά καθήκοντα. Σε ορισμένους τύπους γραφείων, ωστόσο, οι γραμματείς μπορεί να εξειδικεύονται σε μια συγκεκριμένη περιοχή και να έχουν μοναδικές ευθύνες. Ορισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν εκτελεστικούς γραμματείς καθώς και γραμματείς που εργάζονται σε νομικούς, ιατρικούς και οικονομικούς τομείς. αυτές οι θέσεις συχνά απαιτούν πρόσθετη εκπαίδευση ή εμπειρία πέρα από την εκτέλεση τυπικών διοικητικών καθηκόντων. Οι εικονικοί βοηθοί, οι περισσότεροι από τους οποίους εργάζονται εξ αποστάσεως σε ξεχωριστό γραφείο ή έξω από τα σπίτια τους, είναι μια άλλη κατηγορία γραμματέων που έχουν γίνει κοινές στον σύγχρονο χώρο εργασίας.
Παραδοσιακά, ένας γραμματέας γραφείου είναι το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των διοικητικών εργασιών σε έναν οργανισμό, όπως μια υπηρεσία, μια εταιρεία ή ένα σχολείο. Μπορεί, για παράδειγμα, να διαχειρίζεται εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες, να προγραμματίζει εκδηλώσεις και ραντεβού, να διατηρεί βάσεις δεδομένων ή άλλα συστήματα τήρησης αρχείων και να διασφαλίζει ότι οι δραστηριότητες του γραφείου εκτελούνται ομαλά και αποτελεσματικά. Οι γραμματείς είναι συνήθως έμπειροι στην τεχνολογία, τη λειτουργία τηλεφώνων, τις συσκευές φαξ, τους υπολογιστές και άλλο εξοπλισμό γραφείου.
Ένας εκτελεστικός γραμματέας είναι συχνά ο βοηθός του ηγέτη ενός συγκεκριμένου οργανισμού ή ενός τμήματος εντός μιας εταιρείας. Για παράδειγμα, ένας μη κερδοσκοπικός διευθυντής μπορεί να έχει έναν εκτελεστικό γραμματέα, ο οποίος μπορεί στη συνέχεια να εποπτεύει τα μέλη του γραμματειακού προσωπικού που εκτελούν τακτικά διοικητικά καθήκοντα. Ο ρόλος του συχνά περιλαμβάνει τον συντονισμό της ροής εργασίας του γραφείου και την ανάθεση γραφειακών ευθυνών σε άλλους υπαλλήλους.
Οι νομικοί γραμματείς, που συνήθως εποπτεύονται από πληρεξούσιο ή παρανόμο, ασκούν γενικά διοικητικά καθήκοντα που σχετίζονται με νομικές διαδικασίες. Σε σύγκριση με άλλους τύπους γραμματείς, το έργο τους μπορεί να επικεντρωθεί περισσότερο στην έρευνα. Άλλες καθημερινές αρμοδιότητες μπορεί να περιλαμβάνουν την προετοιμασία νομικών εγγράφων και τον προγραμματισμό συναντήσεων με πελάτες και άλλους δικηγόρους.
Ένας ιατρικός γραμματέας έχει συνήθως εξειδικευμένες γνώσεις που σχετίζονται με την ιατρική ή την ασφάλιση υγείας. Μπορεί να εργάζεται σε ιατρείο, κλινική ή νοσοκομείο και συχνά είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό ραντεβού και τη διατήρηση αρχείων ασθενών. Η θέση απαιτεί συνήθως κάποιες οικονομικές γνώσεις προκειμένου να πραγματοποιηθούν οι διαδικασίες χρέωσης. Όπως ένας νομικός γραμματέας, ένας ιατρικός γραμματέας μπορεί επίσης να πραγματοποιήσει έρευνα. Επιπλέον, μπορεί να ανατεθεί σε έναν συγκεκριμένο ιατρικό επαγγελματία, βοηθώντας τον να συντάξει αναφορές και άρθρα περιοδικών ή να προετοιμαστεί για συνέδρια.
Ο οικονομικός γραμματέας είναι ένας επαγγελματίας που συχνά εργάζεται για μια εκκλησία ή άλλη οργάνωση που απαιτεί προσεκτική παρακολούθηση των εισερχόμενων και εξερχόμενων κεφαλαίων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο ρόλος του οικονομικού γραμματέα δεν είναι μια αμειβόμενη θέση, αλλά μια εθελοντική θέση που κάποιος καλύπτει σε ένα διοικητικό συμβούλιο ή μια σχετική ομάδα ατόμων. Συνήθως παρακολουθεί τα οικονομικά δεδομένα και μπορεί να είναι υπεύθυνος για τον πραγματικό χειρισμό των κεφαλαίων.
Οι εικονικοί βοηθοί είναι συνήθως ελεύθεροι επαγγελματίες που εργάζονται από το σπίτι ή κάπου αλλού εκτός από ένα παραδοσιακό γραφείο. Βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην τεχνολογία αφού το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς τους γίνεται μέσω υπολογιστή, φαξ και τηλεφώνου. Οι ειδικοί τομείς εμπειρογνωμοσύνης τους μπορεί να διαφέρουν. Ορισμένοι λειτουργούν ως προσωπικοί βοηθοί των προϊσταμένων τους, προγραμματίζοντας εργασίες και εκτελώντας άλλα καθήκοντα γραφείου. Άλλοι μπορεί να ειδικεύονται σε ορισμένους τομείς όπως η χρηματοδότηση, η τήρηση βιβλίων ή η νομική ή ιατρική μεταγραφή.