Ένας ταξιδιωτικός γραμματέας εργάζεται σε διοικητική ιδιότητα σε πρακτορείο ή εταιρεία. Μπορεί επίσης να ονομαστεί βοηθός ταξιδιωτικού γραφείου. Οι γραμματείς ταξιδιού συντονίζουν σχέδια ταξιδιού για πελάτες υπό την επίβλεψη ενός πράκτορα και συχνά απαντούν στα τηλέφωνα και εξυπηρετούν τους πελάτες. Εάν ένας γραμματέας κανονίζει ταξίδια για στελέχη εταιρειών, συνήθως ετοιμάζει δρομολόγια ή χρονοδιαγράμματα ταξιδιών.
Σε ένα ταξιδιωτικό γραφείο, οι γραμματείς είναι συχνά υπεύθυνοι για την τήρηση των απαιτήσεων αδειοδότησης και άλλων εγγράφων που απαιτούνται για τη διατήρηση της επιχείρησης. Παρόλο που ένας ταξιδιωτικός γραμματέας μπορεί να απαντά στο τηλέφωνο και να διανέμει αλληλογραφία, συμβουλεύει επίσης τους πελάτες και πρέπει να κατανοεί όλες τις πτυχές της τουριστικής βιομηχανίας. Αυτή η εμπεριστατωμένη γνώση βοηθά στην επίλυση προβλημάτων για άτομα που προσπαθούν να συντονίσουν πτήσεις και ξενοδοχεία. Ορισμένοι γραμματείς ταξιδιού βοηθούν στη δημιουργία ενημερωτικών φυλλαδίων για χρήση από τον πελάτη.
Εάν εργάζονται για εταιρείες, οι ταξιδιωτικοί γραμματείς συχνά οργανώνουν όλες τις λεπτομέρειες των ταξιδιών των στελεχών. Ένας εταιρικός γραμματέας ταξιδιού μπορεί να αναλάβει τον προγραμματισμό εμπορικών εκθέσεων και συμβάσεων. Το να προσπαθήσετε να εξοικονομήσετε χρήματα από την εταιρεία κατά την κράτηση δωματίων και μεταφορών είναι ένα ζήτημα για τους περισσότερους γραμματείς επαγγελματικών ταξιδιών.
Τα επαγγελματικά σχολεία ή τα κολέγια της κοινότητας έχουν συχνά προγράμματα που σχετίζονται με ταξίδια σταδιοδρομίας, αν και αυτά τα προγράμματα ενδέχεται να μην προσφέρονται τόσο συχνά όσο άλλα είδη γραμματειακών ειδικοτήτων, όπως νομικά και ιατρικά. Τα σχολικά προγράμματα ενδέχεται να περιλαμβάνουν ένα τμήμα πρακτικής άσκησης στο οποίο οι μαθητές ασκούνται ως γραμματέας ταξιδιού. Τα γραμματειακά προγράμματα ταξιδιού διατίθενται διαδικτυακά αλλά και αυτοπροσώπως. Αυτά τα προγράμματα είναι συνήθως λιγότερο από ένα έτος για να ολοκληρωθούν και συχνά περιλαμβάνουν αρκετές εξετάσεις που πρέπει να περάσουν για να λάβουν ένα πιστοποιητικό.
Το λογισμικό κρατήσεων ταξιδιού πρέπει να κατακτηθεί από γραμματείς. Ένας ταξιδιωτικός γραμματέας πρέπει να έχει άριστες γνώσεις Η / Υ και να μπορεί να συντονίζει πολλές λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, εάν χρειάζονται περισσότερες από μία αεροπορικές εταιρείες για το ταξίδι ενός πελάτη, ο γραμματέας πρέπει να περιλαμβάνει οδηγίες για τη σύνδεση πτήσεων. Ο προγραμματισμός συνδέσεων με ελάχιστο χρόνο αναμονής είναι επίσης απαραίτητος για την καλή εξυπηρέτηση των πελατών.
Οι άνθρωποι που είναι γραμματείς ταξιδιού μπορεί να εργάζονται με πλήρη ή μερική απασχόληση. Μπορούν να ταξιδεύουν για επαγγελματικές συναντήσεις περιστασιακά, καθώς και για τις προσωπικές τους διακοπές. Η δημιουργία καλών εργασιακών σχέσεων με άλλους τουριστικούς κλάδους, όπως εκπροσώπους αεροπορικών εταιρειών και ταξιδιωτικούς πράκτορες, μπορεί να βοηθήσει τους γραμματείς να δημιουργήσουν πακέτα περιηγήσεων γεμάτα αξία για πελάτες. Σε αυτήν την προσπάθεια, βοηθούν τους ταξιδιωτικούς πράκτορες να προσφέρουν στους πελάτες τους τις καλύτερες δυνατές προσφορές και επιλογές ταξιδιού. Σε ορισμένα πρακτορεία, ένας ταξιδιωτικός γραμματέας μπορεί να ειδικευτεί σε έναν τομέα, όπως οι διακοπές, ενώ ένας πράκτορας μπορεί να χειριστεί άλλα πακέτα.