Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος οργάνωσης αρχείων;

Η διατήρηση της γραφειοκρατίας σε τάξη μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε χαρτιά όταν τα χρειάζεστε χωρίς να χρειάζεται να ψάξετε παντού. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να μην αφιερώνουν χρόνο για να οργανώσουν αρχεία επειδή δεν είναι σίγουροι από πού να ξεκινήσουν, αλλά είναι σημαντικό να διατηρούνται τα πάντα σε τάξη και ακατάστατα. Παρόλο που τα οργανωμένα αρχεία μπορεί να φαίνονται απίθανα, ειδικά αν κοιτάζετε αυτήν τη στιγμή ένα υπερχειλισμένο ντουλάπι αρχείων, είναι πολύ εφικτό.

Υπάρχουν εκείνοι που μπορεί να είναι αβέβαιοι για πόσο καιρό πρέπει να διατηρούν τα χαρτιά τους. Εφόσον τα χαρτιά σας είναι απαραίτητα για φορολογικούς σκοπούς, είναι σημαντικό να τα κρατήσετε από τον Ιανουάριο μέχρι να τελειώσουν οι φόροι σας το επόμενο έτος. Μετά την ολοκλήρωση των φόρων σας, ο λογιστής σας μπορεί να σας συμβουλεύσει πόσο περισσότερο θα πρέπει να τηρείτε τα χαρτιά. Τα έγγραφα που αφορούν τους φόρους, τα ιατρικά αρχεία, τους λογαριασμούς συνταξιοδότησης και ταμιευτηρίου και τα αρχεία κατοικίας πρέπει να τηρούνται μόνιμα. Τα χαρτιά που σχετίζονται με τα ακριβά αντικείμενά σας, όπως κοσμήματα, αυτοκίνητα και αντίκες θα πρέπει επίσης να φυλάσσονται μόνιμα. Καταστάσεις πιστωτικών καρτών που μπορεί να θέλετε να κρατήσετε για επτά χρόνια και λογαριασμούς κοινής ωφέλειας που μπορείτε συνήθως να κρατήσετε για περίπου ένα χρόνο.

Όταν θέλετε να οργανώσετε αρχεία, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και χώρο εάν απαλλαγείτε από αυτό που δεν χρειάζεστε. Τοποθετήστε κάθε χαρτί σε ένα σωρό με άλλα αντίστοιχα χαρτιά και ό, τι δεν θέλετε βάλτε σε ένα άλλο σωρό για να τεμαχιστεί. Αφού μειώσετε το μέγεθος, γνωρίζετε ακριβώς πόσο χώρο χρειάζεστε για τα αρχεία σας.

Οι φάκελοι της Μανίλα είναι χρήσιμοι όταν έρχεται η ώρα της οργάνωσης αρχείων. Γράψτε στην καρτέλα τι περιέχει κάθε φάκελος και τοποθετήστε τους φακέλους με αλφαβητική σειρά. Καταχωρήστε τα χαρτιά που περιέχονται σε κάθε φάκελο με σειρά ημερομηνίας, για παράδειγμα, τοποθετήστε τα παλαιότερα χαρτιά στο πίσω μέρος και τα νεότερα μπροστά. Όχι μόνο είναι πιο εύκολο να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, αλλά και όταν πρέπει να καθαρίσετε τους φακέλους.

Τα αρχεία χαρτιού δεν είναι τα μόνα αρχεία που μπορούν να αποδιοργανωθούν. ψηφιακά αρχεία μπορούν επίσης. Για να μάθετε τι πρέπει να οργανώσετε, περάστε από κάθε περιοχή του υπολογιστή σας και καθαρίστε αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον, είτε πρόκειται για εικόνες είτε για έγγραφα. Εάν εξακολουθείτε να θέλετε τα αρχεία, σκεφτείτε να τα μεταφέρετε σε ένα κλειδί μνήμης USB ή σε ένα κενό CD.

Για να οργανώσετε αρχεία, πρέπει να ορίσετε ένα συγκεκριμένο σημείο για καθένα από αυτά. Όπως θα κάνατε για τα αρχεία χαρτιού, δημιουργήστε μεμονωμένους φακέλους στον υπολογιστή σύμφωνα με συγκεκριμένες κατηγορίες. Για παράδειγμα, ομαδοποιήστε τα έργα εργασίας σας σε έναν φάκελο και φωτογραφίες από συγκεκριμένες οικογενειακές διακοπές σε έναν άλλο και επισημάνετε τα ανάλογα. Είτε τα χρειάζεστε είτε αποφασίζετε ότι θέλετε να τα διαγράψετε στο μέλλον, ξέρετε ακριβώς πού θα τα βρείτε. Για να βεβαιωθείτε ότι όλα παραμένουν οργανωμένα, θυμηθείτε να προσθέσετε σωστή ετικέτα σε κάθε ψηφιακό αρχείο που αποθηκεύετε και τοποθετήστε το στον αντίστοιχο φάκελο.

Η ύπαρξη μη συστηματικών αρχείων μπορεί να σας οδηγήσει σε ακαταστασία και απογοήτευση, αλλά αν τα οργανώσετε μία φορά, μπορεί να μην χρειαστεί να τα ξανακάνετε. Η διαρκής οργάνωσή τους θα σας εμποδίσει να ξοδέψετε χρόνο για να περάσετε ξανά από την αρχική διαδικασία οργάνωσης. Ο χρόνος για την οργάνωση αρχείων μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε χωρίς εξαντλητική διαδικασία αναζήτησης. Επιπλέον, η οργάνωση των αρχείων σας σε ένα μέρος θα τα αποτρέψει από την ακαταστασία που ξεχειλίζει στο υπόλοιπο σπίτι σας.

SmartAsset.