Η αναγνώριση της απάτης μισθοδοσίας απαιτεί συχνά την εξέταση των αρχείων μισθοδοσίας για ενδείξεις ότι οι εργαζόμενοι που απολύθηκαν εξακολουθούν να λαμβάνουν επιταγές ή ότι οι υπάλληλοι-φαντάσματα, που είναι υπάλληλοι που στην πραγματικότητα δεν υπάρχουν, αποτελούν μέρος του αρχείου μισθοδοσίας. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τις ακυρωμένες επιταγές για να προσδιορίσετε εάν έχουν γίνει όλες σε τρέχοντες υπαλλήλους και εξαργυρώνονται από το άτομο του οποίου το όνομα βρίσκεται στο μπροστινό μέρος της επιταγής. Ομοίως, μπορείτε να αναζητήσετε σημάδια ότι ένας υπάλληλος λαμβάνει αμοιβή για ύποπτες ώρες. Οι διπλές επιταγές, οι ταχυδρομικές διευθύνσεις και οι αριθμοί ταυτότητας εργαζομένων είναι μερικές φορές επίσης σημάδια απάτης στη μισθοδοσία.
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους αναγνώρισης αυτού του τύπου απάτης περιλαμβάνει την περιοδική εξέταση των δεδομένων μισθοδοσίας μιας εταιρείας. Μερικές φορές οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές επιχειρήσεων δεν εξετάζουν τα αρχεία μισθοδοσίας όσο συχνά θα έπρεπε. Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο ή μια ομάδα είναι υπεύθυνος για τη μισθοδοσία για μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορεί να αισθάνεστε ότι η ανάγκη σας να ελέγξετε τα αρχεία μισθοδοσίας έχει μειωθεί. Αυτό το είδος σκέψης, ωστόσο, μπορεί να επιτρέψει στην απάτη μισθοδοσίας να συνεχιστεί απαρατήρητη για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ουσιαστικά, η ιδέα εδώ είναι ότι αν δεν ψάχνετε για απάτη, δεν μπορείτε να τη βρείτε.
Για να αναγνωρίσετε την απάτη μισθοδοσίας, μπορείτε να ξεκινήσετε εξετάζοντας το μητρώο μισθοδοσίας της εταιρείας σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ανεξάρτητα από το εάν οι πληροφορίες μισθοδοσίας φυλάσσονται σε βιβλίο ή σε πρόγραμμα υπολογιστή. Θα πρέπει να αναζητήσετε διπλές πληροφορίες για ονόματα, αριθμούς φορολογικού μητρώου, ταχυδρομικές διευθύνσεις και αριθμούς υπαλλήλων, καθώς και ενεργά αρχεία για υπαλλήλους που παραιτήθηκαν ή απολύθηκαν. Επιπλέον, εάν διαπιστώσετε ότι ορισμένοι υπάλληλοι αναφέρονται με ασυνήθιστα υψηλό αριθμό ωρών εργασίας ή έχουν αναγραφεί ώρες για ημέρες που η επιχείρησή σας είναι κλειστή, αυτό μπορεί να είναι ένα σημάδι ότι συμβαίνει απάτη σχετικά με τη μισθοδοσία.
Μπορείτε επίσης να εντοπίσετε απάτη σχετικά με τη μισθοδοσία ελέγχοντας τις ακυρωμένες επιταγές της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε πρόβλημα εάν το όνομα σε μια επιταγή μισθοδοσίας δεν ταιριάζει με την υπογραφή του ατόμου που την ενέκρινε. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι εντελώς αθώο, όπως στην περίπτωση που ένας υπάλληλος χρησιμοποιεί τα αρχικά του για να υπογράψει το όνομά του και όχι το πλήρες όνομά του. Σε άλλες περιπτώσεις, ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι σημάδι απάτης μισθοδοσίας.
Μερικές φορές η παρατήρηση της διαδικασίας μισθοδοσίας από την αρχή μέχρι την ολοκλήρωση μπορεί να είναι χρήσιμη για την αναγνώριση της απάτης σχετικά με τη μισθοδοσία. Σε μια τέτοια περίπτωση, ενδέχεται να παρατηρήσετε σφάλματα που εισάγονται νωρίς στη διαδικασία ή να σημειώσετε ότι οι ώρες και οι πληρωμές δεν έχουν υπολογιστεί σωστά. Διαφορετικά, μπορεί να παρατηρήσετε ότι ορισμένοι υπάλληλοι εμφανίζονται για να συλλέξουν επιταγές χωρίς τους κατάλληλους αριθμούς ταυτότητας ή ταυτότητας. Σε περίπτωση απάτης, μπορεί ακόμη και να διαπιστώσετε ότι ορισμένοι υπάλληλοι εισπράττουν περισσότερες από μία επιταγές. Μπορεί επίσης να διαπιστώσετε ότι οι αζήτητες επιταγές δεν ταιριάζουν με τους νόμιμους υπαλλήλους.