Για να αναπτύξετε ένα πρόγραμμα ελέγχου, μπορεί να είναι χρήσιμο πρώτα να αποκτήσετε πρόσβαση σε λογισμικό ελέγχου που σας παρέχει πρότυπα έγγραφα και λειτουργίες υπολογισμού που μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και να βελτιώσουν την ακρίβεια ενός ελέγχου. Σε πολλές περιπτώσεις, οι επαγγελματίες διαπιστώνουν ότι πρέπει να προσαρμόσουν τα έγγραφα προτύπων ή τα υπολογιστικά φύλλα που παρέχονται από το λογισμικό. Μερικές από τις πιο σημαντικές πτυχές ενός προγράμματος ελέγχου περιλαμβάνουν τμηματικούς ή επιχειρησιακούς στόχους, ανάλυση διαχείρισης κινδύνου και ιδέες ή στρατηγικές για βελτίωση. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει σημειώσεις σχετικά με το πότε ολοκληρώθηκε ο έλεγχος, ποιος πραγματοποίησε τον έλεγχο και ποιος ανέπτυξε στρατηγικές βελτιστοποίησης.
Ένας πρωταρχικός στόχος ενός προγράμματος ελέγχου είναι να παρέχει μια κατευθυντήρια γραμμή για τους χρηματοοικονομικούς λογιστές που διενεργούν ελέγχους και να τεκμηριώνει όλες τις ενέργειες και τους υπολογισμούς που γίνονται κατά τη διάρκεια των ελεγκτικών διαδικασιών. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι αυτοί που εξυπηρετούν τις ανάγκες των διευθυντών και των οικονομικών στρατηγικών που στοχεύουν στη βελτίωση της κερδοφορίας ενός οργανισμού και στην εκτέλεση διαχείρισης κινδύνου. Τα προγράμματα ελέγχου για τις εσωτερικές λειτουργίες θα πρέπει να βασίζονται σε ανάγκες που υπαγορεύονται σε εκτελεστικό επίπεδο από τους οικονομικούς διευθυντές και στελέχη.
Οι ρυθμιστικοί φορείς διενεργούν επίσης ελέγχους. Αυτές οι διαδικασίες διασφαλίζουν ότι οι οργανισμοί αναφέρουν σωστά τα κέρδη τους, πληρώνουν τους απαραίτητους φόρους και συμμορφώνονται με άλλους κανονισμούς. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένα πρόγραμμα ελέγχου θα πρέπει να βοηθά έναν ελεγκτή να προσδιορίσει εάν οι οικονομικές πρακτικές ενός οργανισμού συμμορφώνονται.
Οι περισσότεροι επαγγελματίες που πρέπει να αναπτύξουν προγράμματα ελέγχου το κάνουν για να πραγματοποιήσουν εσωτερικούς ελέγχους. Ενώ υπάρχουν ορισμένα στοιχεία που υπάρχουν στα περισσότερα προγράμματα, τα στυλ μπορεί να διαφέρουν από οργανισμό σε οργανισμό. Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που αναπτύσσετε ένα πρόγραμμα ελέγχου, μπορεί να είναι καλή ιδέα να συμβουλευτείτε έναν οικονομικό διευθυντή. Αυτός ή αυτή μπορεί να προσφέρει πολύτιμες συμβουλές σχετικά με τις προτιμώμενες μορφές και την ιεράρχηση των πληροφοριών.
Ένα τυπικό πρόγραμμα ελέγχου μπορεί να έχει τη μορφή υπολογιστικού φύλλου στο οποίο οι στήλες εκτελούνται κάθετα και οριζόντια σε μια σελίδα. Στην αριστερή στήλη, ίσως θέλετε να παραθέσετε τα βήματα μιας διαδικασίας ελέγχου με χρονολογική σειρά. Η στήλη απευθείας στα δεξιά αυτής της πρώτης στήλης μπορεί να περιέχει αναφορές σε έγγραφα που υποστηρίζουν κάθε αντίστοιχη ενέργεια.
Μετά από αναφορές στη γραφική εργασία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στήλη στην οποία περιγράφονται τα συμπεράσματα και οι υπολογισμοί που προέκυψαν σε κάθε βήμα. Το να γνωρίζετε πόσες λεπτομέρειες πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το μέρος ενός προγράμματος ελέγχου μπορεί να είναι δύσκολο. Πολλοί οικονομικοί διαχειριστές προτιμούν ορισμένες μεθόδους τεκμηρίωσης έναντι άλλων. Ο μόνος τρόπος για να διακριθείτε στην εξισορρόπηση συνοπτικών συμπερασμάτων με λεπτομερείς επεξηγήσεις σε μια έκθεση ελέγχου μπορεί να είναι η διδαχή από την εμπειρία σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό. Για αυτόν τον λόγο, ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε πολλές εκθέσεις ελέγχου προτού επιτέλους κατακτήσετε τη διαδικασία.